如何提高開會的效率？——工具箱系列第7篇

提到開會，很多人都煩開會，腦子裡出現的第一個詞可能就是“文山會海”，然後聯想到官僚主義、無聊、浪費時間等等詞彙。但是，作為一名管理者，需要認識到會議實際上是一種很好的工作方法，會議可以提供一個溝通交流的平臺，是一個資訊彙集、思想碰撞的平臺，管理者透過會議可以統一思想、發揚民主、科學決策。所以，會議無用，錯的不是會議，而是應該提高會議的效率。今天，就把自己學習和實踐的經驗做一個梳理。

一、

區分會議的型別

要想提高開會的效率，首先要明確開會的型別，不同型別的會議目的是不同的，參與人員、時間安排、會議流程都是不同的。一般情況下，我們可以講會議分為5個型別：

1。 常規型會議。我們平時的業務討論、跨部門的工作協調、資訊的溝通都屬於常規性會議。這類會議提高效率的關鍵在於提前準備，並且限定會議時間。

2。 通告型會議。這類會議主要是通報資訊，如宣佈組織變革、人事任命等。提高效率的關鍵在於設定好會議時間和參會範圍，準備好通報內容。

3。 傳達型會議。傳達型會議的特點是隻有一個人做報告，講上級會議的精神和工作要求做一個傳達，但是可能涉及到工作落實時，需要多個部門的配合。提高效率的關鍵是會前提前拿出落實方案，供大家在會議上提交意見和決策。

4。 報告型會議。報告型會議的特點是有多個人做報告，一般的年度工作會議都屬於這個型別，這種會議的主要目的是統一思想，提高效率的關鍵在於會前做好會議的安排，把主題相近或者參會人員相同的會議放在一起召開，會議限定好每個環節的發言時間。

5。 碰頭型會議。碰頭型會議一般是參會人員較少，大多是相關管理者定期或不定期碰頭交流資訊，做出下一階段工作部署或事件決策。

二、

明確會議的目的

提高會議效率的關鍵在於會議前明確開會的目的，尤其是常規型會議，儘量少開或者開短會。首先要明確的是：會議不是為了分擔責任，而是為了解決問題，所以每次開會前要

明確會議的三要素：目的、結果、針對性。

凡是會議，必有結論，沒有結論的會議就不要召開，在具體方法上講，就是會議前要講已有資訊充分溝通，讓參會人員在會前瞭解到相關資訊，會議上才能有效討論出結果，所以，

凡是會議，必有通知，必有會議紀要。

三、

確定會議的程式

網上有很多開會的議程或者程式的安排。比如會議的9要素理論：

1。 會議準備。會前（至少提前1天，重要會議提前3天）將相關資料發給參會者，讓大家可以提前思考。

2。 會議主題。在會前就要告知參會者會議主題，開會時先明確會議主題，不要浪費時間。

3。 會議紀律。會前要明確會議紀律，比如關閉手機、如何發言、誰負責記錄，都要在進入會議主題前進行明確。

4。 會議議程。會議開始時，要將會議議程告知參會者，大家共同監督，防止會議跑題。

5。 會議發言。在平時就要訓練發言的技巧，比較有效的是金字塔原理，先說明觀點，再闡述理由，講清楚自己掌握的資料、資訊等論據。在會議時控制好發言時間。

6。 會議時間。會議主持者要控制好總的會議時間和每個人的發言時間，對於偏離主題的發言或者超時發言要做提醒，控制好會議的節奏和流程。

7。 會議結論。會議總結時，要將會議達成的一致意見或者結論進行綜合，會上明確各個參會者的責任和工作任務。

8。 會議記錄。會議必須有會議紀要，會後將會議記錄抄送給參會人員。會議結束後就進入執行程式。

9。 後續跟蹤。管理者要對會議紀要明確的工作進行跟蹤，確保工作按時、保質完成。

有時，也可根據實際情況，對會議流程進行刪減，但是一般來講有5個步驟時必須有的：會議前明確會議目的，確定會議的型別，確保會議達到目的，會議過程中不討論額外事項，會後進行跟蹤。這5個要素時必須要達到的。

最後，除了上述會議流程外，我們提高會議效率，還需要關注3個方面：一是會議一定要有結果；二是根據工作需要，控制會議人數；三是限定會議時間，並且控制好每個節點的時間。

2022年2月23日