刪繁就簡：職場高效能人士必備的整理小技巧
你好呀，我是#木南菌#，一種罕見的益生菌。歡迎來到我的世界。
前言：
我們處在一個流量為王的時代。在任何時間點，都會有無數資訊向我們砸來。每一天，我們做的最多的事情，就是”匯入“：儲存在手機裡、存檔在電腦裡、收藏進硬盤裡、記錄到大腦裡……但是無論是電腦還是大腦，記憶體總是有限的，東西多了，有時候你自己都分不清哪個是哪個，甚至會發現，當時記錄的一些東西，自己竟然看不懂！
如果把我們的大腦比作一個衣帽間的話，那我們所獲取的知識和資訊，就是裡面的一件件衣物，它們被裝進不同的衣櫥裡，衣櫥內部還要進行分類……如果我們想要找一套春天的太陽天出門逛街的衣服，就可以進行明確的目標搜尋。整理思維的養成，正是幫助我們收納、護理好這些衣服的關鍵。
整理雖易，獲益無窮！今天的文章，沒有廢話，希望給大家分享一些職場上用得著的整理乾貨小技巧。我將從文字、圖片和思維三個角度，小小地講述一下我在整理方面的心得，並介紹一些實用工具的使用方法。
01、職場無處不整理：讓老闆對你刮目相看的秘訣都在這裡了！
①文字的整理
對文字的整理可以分為對課程/會議內容的整理、對書籍內容的整理以及微信群聊中各種重要資訊的整理。
1、關於課程/會議內容的整理
即使工作了，我們也會參加各種額外的學習和培訓。在這些培訓課程中，有直播性質的，也有線上可以回聽的。那麼這個時候，我們需要及時的將所學的內容記錄下來，方便自己隨時回顧。
我自己聽課的時候，記筆記的速度非常快，無論是以前課堂上的學習筆記，還是現在線上學習的聽課筆記。我總是能夠在直播課程結束後的一兩分鐘內就完成精華內容的整理。這當中的原因，除了打字速度比較快以外，我也會使用一些方法。例舉如下：
（1）在做筆記之前，首先要列好框架
這個框架，其實就是老師在PPT上列的標題和分點，這些都可以照搬到筆記中。
具體做法是，在老師還沒開始講關鍵內容前，先快速列好各部分的標題，1234的標註序號；然後邊聽課，邊在每個分點下做記錄，只需要記錄關鍵詞和關鍵短語。因為很多時候，老師都在舉例子，那這些例子只是為了說明前面的概念，幫助你理解的，它們是不需要記錄的。我們就可以在這些舉例的時間裡，把剛才那些關鍵點梳理通順。要點就是，簡潔、明確、有效。
（2）充分使用文件中的分點排序功能
無論是用word文件還是石墨、騰訊文件等，都會有自動分點的按鈕。
我們在記錄的時候，按照老師講課的邏輯走，很容易分清某一塊內容分為幾點。比起一整段一整段文字的堆疊，這樣整理按條理整理出來的內容才會清晰、直觀和乾淨。
（3）巧用色彩提亮和空格
當課程完成後，我們可以花一分鐘時間快速瀏覽內容。一是檢查有無錯別字和筆誤，二是將不同的部分進行分段、隔離。
在每兩塊內容中間，可以敲回車鍵加空格或者新增分割線，把同一級別的標題用同一種顏色標亮，這些都可以進一步地提升整篇稿件的層次感與清晰度。
（4）記錄時的五感運用
直播課程和會議是沒有暫停鍵的。在聽課、聽講的時候，我們首先要做到非常專注，動用眼睛、耳朵、手全方位地行動。這個考驗的其實是一個短時記憶力和速記的能力。
速記的要點在於，讓我們的手跟上自己的腦子。可以用圖案和符號來代替文字，或者用英文代替中文，這樣寫字的速度會變快。這也是以前練託福聽力時，一個老師教給我的方法。
記錄完成以後，如果有時間的話，可以再結合錄音進行完善。同時也相當於是二次複習，在整理的同時也得到了很有效的學習。
在日常的所有檔案整理中，我們都可以使用這些技巧。熟練之後，整理的速度就會越來越快。當然，打字的速度也是需要練習的，如果有必要，強烈建議大家練習盲打，即眼睛對著螢幕，手上打著字，手腦並用，非常高效。
2、對書籍內容的整理
書籍的整理思路就是思維導圖+文字解說，整理的內容就是摘出書中的觀點和案例。當然，不包括小說和類小說傳記這些書。
整理書籍內容，很像是寫作聽書稿的稿件，它的作用就是在整理的過程中“把書讀薄”，將一本大部頭壓縮成一篇6000字的解讀稿。
很多時候，我們都自以為自己讀過很多書，但真的要讓你講一講自己讀過的書，卻啞口無言。那是因為讀則讀矣，你並沒有真正吸收書籍的精華內容，這樣一來，這本書就等於白讀。所以書籍的整理非常重要。它相對於讀後感，更不注重讀者的感悟，而是把重點放在書籍的內容上，這對我們梳理書中知識點有非常大的作用。不僅利於自己反覆學習，別人也可以對此進行參考。
那麼怎麼樣相對高效地完成對一本書的整理呢？我這裡簡單列一些要點：
（1）高效的閱讀是關鍵
實現高效的閱讀有幾個步驟：首先，看書名、掃目錄、翻閱全書，定一個大概印象；其次，查閱一下這本書的相關背景資料，對作者、主題、別人的評價都有一個基本的概念；接著，開始閱讀，閱讀的時候要專注，鍛鍊自己快速挑出重點的能力，不要每個字都看、每個字都想，每一章節看完以後，都給自己一點時間進行回顧和總結；最後，閱讀完全書，再對照目錄進行回顧，給自己主動思考的機會。
（2）繪製思維導圖
在我們每看完一章的時候，就要繪製一張思維導圖，用盡量精簡的幾個觀點來概括這一章節的內容。繪製思維導圖，其實就是在訓練減法思維，而減法思維的鍛鍊非常重要。如果我們看完完整的某一部分，卻不能概括出來，說明我們還不能將這部分內容進行內化，閱讀的目的也就沒有達到。在完成全書的閱讀之後，結合各章的思維導圖，就可以繪製出全書的思維導圖。
（3）沿著思維導圖的思路進行詳細解讀
思維導圖就是框架。和造房子一樣，我們首先建立了框架，搭好了鋼筋結構，接下來就該往裡灌水泥了。重新翻開這本書，對照思維導圖，精簡出觀點，對其進行解讀，再提煉出相應的案例進行具體的分析。
不要有負擔。不是所有人都天生具有概括能力的。所以我們需要不斷地進行練習，書讀多了，觀點和思路見多了，也就逐漸地明白該怎麼概括了。
3、對群聊資訊的整理
（1）擅用微信收藏夾
我們加了太多微信群，不過一兩分鐘，微信訊息就成百上千條的，看著就頭疼。但群聊中往往重要的資訊，都會由群主艾特全員，我們在檢視資訊的時候，如果當時沒時間細看，一定要及時將檔案放入收藏夾（長按檔案，點選收藏）。
但是僅僅收藏也不行，收藏夾必須要進行分類。在點選收藏之後，手機底部會出現一個黑色的長條，右下角有”收藏“兩個綠色的小字，點它，你會進入一個收藏夾的介面，我們可以自定義收藏夾裡的所有分類。在我們下一次進入收藏夾進行檢視時，點選右上方的放大鏡按鈕，就可以看到自己設定的所有分類，就好像衣櫥裡的不同隔間寫上了春夏秋冬四個季節的標誌，可以迅速地找到自己需要的衣物。
（2）自己給自己發訊息
如果你只是希望臨時保留某個資訊或檔案，那就可以在微信裡傳送給自己。我知道有一個朋友，她喜歡把自己的那個對話方塊當作計劃表，每天早上就給自己發今天的計劃，不需要下載其他定計劃的軟體。檢視的時候也很方便，直接在裡面找或者在聊天記錄裡搜尋關鍵詞就可以了。
（3）擅用群聊搜尋功能
說到搜尋關鍵詞，就不得不提回群聊這個問題了。我在寫作社群裡知道了一個新概念，叫“爬樓密碼”。聽起來很神奇很有趣的樣子，其實它就是一個群聊記錄搜尋的小技巧。
比如，今晚在群裡會有一個十分鐘的小分享，那麼在分享開始之前，分享人會在群裡發一句特定的話作為爬樓密碼，比如“0317整理分享”，然後在分享結束的時候，再在群裡發一次。這樣做的好處就是，錯過分享的人，可以透過在聊天記錄裡搜尋相應的“爬樓密碼”而直接到達分享開始的那一層，大大免去了爬樓的辛苦。
②語音的整理
語音整理主要針對一些直播課程和會議內容的記錄。
解放雙手，也解放緊繃的大腦，最好的幫手當然也是軟體工具。這裡介紹一種APP叫“訊飛語記”。下載完畢以後，找到它的不限時語音功能。
接著我們開啟直播課程開始聽課，或者進入會議，開始錄音。隨著老師或者老闆的發聲，訊飛語記的介面就開始定期、自動地錄入文字，直到完成整個課程和會議內容的錄製和翻譯。我們點選暫停，然後儲存就可以了。在這個過程中，我們可以專心於自己的聽課或會議思考，而不用一直處在不停記憶和記錄的抓狂中。等逐字稿錄完之後，我們可以回去自己慢慢地進行整理，刪除多餘的內容，並再次回顧關鍵的資訊。
③圖片的整理
圖片的整理和文字的整理較為類似，利用手機相簿的分類功能，建立相簿。同時，也需要將暫時不用但很重要的圖片，定期匯入百度網盤或行動硬碟中。養成定期清理手機和電腦記憶體的習慣。儲存的時候，最好同一類照片標個名字，比如“時間+事件”，方便日後回顧和查詢。
④思維的整理
我覺得做整理帶給我最大的好處就是，鍛鍊了我從資訊海中提取關鍵資訊的能力。整理的意義，不光在於檔案、課程的整理，更重要的是整理自己的腦子。
我們處在一個光速資訊時代，在任何時間點，都會有無數的資訊向我們砸過來，但它們大部分其實都是沒有用的，甚至有害的。如果我們不能很好的控制自己的話，就很容易被這些資訊捲進去，從而影響我們正常的工作和生活。但同時，我們也不可能脫離這樣的網際網路社會。
最簡單的思維整理，就是定期做計劃和覆盤，最重要的思維整理，就是管理好自己的情緒。
1、定期計劃
我覺得寫計劃就好像寫論文的目錄一樣，從大標題寫到小標題，再從小標題寫到分點標題。
大標題就是你對自己全部生活的分割槽：比如學習、工作、家庭等；小標題就是在每一個分割槽裡，你要在第二天做到的事情。比如，學習上你要讀完某本書的某一章，工作上有哪些任務需要完成，家庭方面什麼時候要陪孩子上課等等；而分點標題，就是你在某一件事情上預估的時間、實施的地點和使用的方法，如果是比較重大的活動，還要思考一下需要注意的問題，甚至可能發生的突發情況和解決方案等。
做計劃就像是提前在大腦裡演習一遍明天的生活。這樣等到我們真正開始做時，就根本不需要額外的思考，只需要按照計劃，按部就班的走就可以了，節省了很多的時間和精力，也避免了因為事情太多而產生遺忘。
做計劃的時間可以是前一天晚上，也可以當天清晨，挑一個不受打擾、思維清晰的時段，花五到十分鐘的時間想一想或者寫下來，作為新一天的啟動儀式。
2、定期覆盤
我們每一天都要對自己今天的表現做一個簡單的反思。可以不需要對每一件事都做總結。但是要挑出一部分，想一想自己做得好的和做得不好的地方。
三好：就是三個進步的點，三個值得驕傲的點，哪怕只是一個細節。
三壞：就是三個待改進的點，三個衝動的點，三個後悔的點等等。
做總結的時間最好是在睡前，花費十分鐘的時間，回顧一下今天，展望一下明天，作為這一天的結束典禮。
我認為，做計劃是讓我們看清楚自己該做的事，做總結是讓我們想清楚自己想成為的人，這樣我們才會不忘初心，不容易被外部世界誘惑。
3、情緒整理
我們都會因為工作、學習還有人際交往上的問題感到焦慮和迷茫。比如加入各種學習社群的我們，起初都是因為好奇或者渴望學習新的技能，但是進來以後可能漸漸會覺得，資訊量太大適應不了，在陌生人面前展示自己感到害羞，或者覺得自己不夠好等等。
面對這些負面情緒，我們要走三步將它們進行過濾：
第一步是接受和承認。
讓自己接受這些負面的想法，承認它們是自己的一部分，是正常的，而不是用它來對自己下定義，給自己貼標籤；
第二步就是觀察和溝通。
我覺得人情緒低潮的時候往往不願意和別人交流，因為他選擇逃避真實的資訊，只想把自己關在負面情緒裡，找藉口不去解決問題。但其實當我們和身邊的人坦誠地溝透過，就會發現很多問題都是可以解決的，但是你不踏出這一步，就永遠跨不過這個坎；
第三步就是行動與改變。
《終身成長》這本書裡有一句話我印象很深，大概意思是說，我可以一直坐在我的情緒裡，但也可以站起來去做點什麼。尤其是做運營這種，和別人產生連結的事情。
能夠做好日常工作、學習內容的整理和自我情緒整理的人，一定會讓你的家人朋友和老闆同事刮目相看。因為刪繁就簡，是一項很難修煉的能力。
02、常用的便利整理小軟體：把工具用好，你的一天不止24個小時
①錄音神器：兩小時的會議同步轉化為三萬字的文章
即時錄音轉化神器“訊飛語記”已經在前面介紹過了。它可以幫助我們實現課程、會議內容的錄音和文字轉化。除此之外，訊飛語記還有更棒的功能，那就是幫助我們進行平時的寫作和演講練習。
如果時間不多，或者不方便使用電腦，但又有靈感，想要寫作怎麼辦呢？我們可以將自己的想法透過口述的方式輸入到訊飛語記中，它會快速地將我們的語音轉化為文字儲存下來，等到有空的時候，再去進行梳理。
如果我們希望練習即興演講，或者需要在某些重要場合發表講話，也可以對著訊飛語記進行練習，在完成表達之後，再回顧自己的發言，可以更加直觀的看到自己的不足和缺陷，並進行修改，這可比聽錄音方便多了。
對了，還有一個軟體叫“語音匯出”。只有安卓手機有，蘋果手機暫時不行。這個軟體的作用主要是將微信群裡的語音條合成為一個音訊檔案。具體的操作下載軟體之後，裡面會有影片教學，我就不多說啦。
②共享文件：自動儲存、多人協作，天南海北隨時辦公
常見的共享文件有石墨文件和騰訊文件。個人覺得二者各有千秋，不做對比，看哪個順眼就用哪個。在國外讀書的時候，我也曾使用過谷歌的共享PPT，功能類似。
共享文件的好處非常明顯，它可以實現多人同時線上操作，互不干擾，多線並行大大提高了工作的效率。當然，和傳統離線文件（WPS/Microsoft Office系列等）相比還有很多其他的優點，比如時刻線上同步，無需儲存；可以在其中很方便地新增連結；可以進行更快捷的分享；手機、電腦端聯通，兩端都很方便進行修改等等。
③便攜計劃：極簡清晰，再也不怕健忘
這裡推薦的幾個方法分別是：印象筆記、滴答清單、幕布、手機備忘錄和微信收藏夾。
其中印象筆記、滴答清單和幕布是三個軟體。
滴答清單適用於制定一天的計劃，它的介面非常的簡約，操作很簡單，把你的待辦事項寫進去，完成了之後打勾劃去。它還會定時給手機推送打卡提醒，告訴你什麼事項還沒有完成；印象筆記和幕布是兩個功能非常強大的筆記軟體，電腦和手機端都很好用。我常用印象筆記做覆盤以及寫作素材的整理，而幕布的特別之處在於它可以將你的表單一鍵生成思維導圖。
那麼手機備忘錄和微信收藏夾，是可以在不下載額外軟體的前提下，方便我們制定計劃的兩個聖地。
我的手機備忘錄就彷彿我的隨身筆記本一樣。隨時迸發的小靈感、轉瞬即逝的重要資訊、突然想起的待辦事項、臨時發言前的大綱列表、購物買菜前的代買清單等等，都會被我記錄到裡面，簡直不要太好用！我在編輯一條比較重要的資訊時，也會在備忘錄裡先修改好，再複製到微信裡，防止未編輯好就手滑發出去了。
當然，微信收藏夾也是我的一個寶藏之地，什麼陳穀子爛芝麻的資料、筆記、圖片、音訊，我都可以在這裡找到答案，它就好像我的哆啦A夢，需要什麼的時候，隨時都可以從裡面掏出幾樣寶貝來。
④時間管理：隨身攜帶的教導主任，養成驚人自控力
對於自控力和行動力不強的人來說，時間管理軟體至關重要。我這裡推薦兩個，一個是“Forest”，一個是“ATimeLogger”，沒錯他倆都起了個英文名，但是不要怕，聽我給您娓娓道來。
Forest是一款專注軟體。在專注時間段內，你會種下一顆小樹，但在小樹苗長大前，你無法開啟任何一個除了Forest以外的手機軟體，否則你的小樹就會枯死。在你完成了一個時間段的樹苗種植後，會得到一定數額的金幣獎勵，用這些金幣，你就可以購買更多更有趣、更漂亮的樹苗，來增添你的森林中，樹木的種類和色彩。為了種成一片茂盛而又美麗的森林，你不得不專注於自己的工作，無法再玩手機。
Forest還有一個很棒的創意，就是專注種樹時間內，你可以選擇背景音樂，比如“林中細雨”或者“沙灘海浪”，全都是大自然的聲音，讓人聽了心曠神怡，感覺心靈瞬間得到了洗滌！
而ATimeLogger是一款時間控制軟體。你可以將你一整天做的所有事件都在裡面進行記錄，經過一段時間的積累，它會為你出一份事件利用分析報告，用餅圖的形式告訴你，你花在哪些部分的時間偏多，而花在哪些部分的時間偏少，從而幫助自己去及時調整自己的工作和生活節奏。
時間管理神器就好像移動的班主任和教導主任，沒有人監督自己，那就自己監督自己。不得不說，利用軟體來進行自控力的養成，確實很有效果，因為它不僅從物理上對你實施了控制，更加從精神上使你產生了控制力，精美的軟體介面讓人產生一種自然的儀式感，這種儀式感，讓我們覺得自己的學習和生活，變得更加的美好和精緻，這個時候，自我要求自然就會提升。
後記：
其實我覺得，整理是一種意識，關鍵在於你想不想去做。如果你希望自己的工作更高效、更有條理，就把上面的小技巧全部掌握起來。畢竟，好的工具+好的態度=好的習慣。等你在工作和生活中感受到高效能的神奇力量後，就會明白
整理
這件事，是多麼的簡單而又偉大了。
文章來自#木南菌#的原創，感謝你的閱讀。
