如何選擇一款好用的電子檔案管理工具！

紙質會計檔案管理成本高？

來回翻找檔案調取效率低？

相關憑證難查詢？

操作難留痕、安全隱患大？

在財政部正式釋出“關於規範電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知”後，電子檔案的推行大大促進企業對會計檔案的規範化和使用率。電子檔案帶來的文件一體化管理、資料處理成本

降低

、資訊共享、集中管理和資料安全性等優勢，顯著升級財務的會計檔案保管問題。

那麼如何選擇一款電子檔案管理工具呢？

挑選一：支援系統互通，憑證流轉自動歸檔，成本更低

“據某生物醫藥企業的財務統計，公司各紙質憑證的列印耗費大量紙張，而會計憑證的儲存需要固定的檔案室、檔案櫃和檔案盒，再加上會計檔案保管期限長，在10-30年不等，儲存空間需求也很高。這些費用實際上也佔到了幾十萬的年度消耗。“紙質憑證的整理裝訂和歸檔借閱同時耗費財務和員工們的時間與精力，這也造成了人力成本的浪費

。”

所以

所以選擇一款有電子檔案能力系統時，首先關注對接能力。包括

企業過去需要經過多手、複雜的歸檔工作均全部交由系統化線上完成，是否

支援的系統對接憑證匯入，將業務系統、財務系統中的憑證直接同步到電子檔案中進行歸檔。

此外，為了保證最大化的靈活性，電子檔案還需配置可編輯檔案資訊，滿足檔案資訊調整的情況。

而且電子檔案還可以將同事項的憑證建立關聯關係，方便以前查閱，例如：財務在搜尋某對公付款的合同資料時，同步關聯的付款申請單、付款憑證等將同步顯示。

挑選二：易調取 檔案線上、線下一體化

儘管相關規定已經明確了電子檔案的有效性，但企業在具體工作中，依然保留線下歸檔儲存的方式。所以現階段的

電子檔案還需要滿足對應場景配置線上、線下聯動的電子檔案管理

。

即當電子檔案進行線上歸檔時，可同步生成具有行、列資訊的線下檔案櫃、檔案盒的專屬二維碼，列印後貼到對應檔案盒即可。這樣即實現了完美的線上、線下的檔案對應，也更方便了財務人員調取。

據新零售一家資深財務人員表示，電子檔案最核心的功能就是解決了檔案的調取便捷性問題。在過去，想要找到所需的電子憑證需要來回翻找，耗費的時間較長。而透過線上、線下的聯動記錄，只需要線上檢索就能夠快速定位紙質原始憑證。

挑選三：設許可權 保障資料安全性

會計檔案的資料安全性同樣是財務部的重要考慮之一。為了保證檔案的安全性，公司會配備專門的會計檔案室且安排負責人收管鑰匙。該方式下，臨時的借閱和翻找很難做到有效的記錄。

但透過電子檔案，

能夠既機動靈活的呼叫又保障資料的安全

性

。在系統中，所有的呼叫和檢視資料將自動留存，對檔案的調閱情況一目瞭然。

透過對不同型別員工進行不同許可權的配置，還能夠將電子檔案的使用人員管理分層化。例如針對員工只開通借閱許可權，財務部開通借閱許可權等，系統管理的方式也更加友好和便捷。

在此給大家案例分貝通電子檔案管理。

為了更好

地

保證資料的安全性，分貝通電子檔案還有文件水印功能，即管理員可自動開關是否為借閱的檔案打水印。水印模式開啟後，檔案將自動顯示借閱員工名字+工號作為水印在檔案檔案上，預防檔案溢位。

自全電發票、電子檔案等政策開始推行後，財務管理的全電化已經成為趨勢，而這也是提升企業財務管理效率的重要措施，而如何運用優秀的財務工具實現更高效率的管理是財務們同面臨的問題。

當前，基於分貝通一個平臺管理企業平臺的優勢，能夠幫助財務所有會計檔案進行完整、全面的歸集，並透過對接系統的方式實現會計檔案的完整留存。而這，也是眾多高成長企業使用分貝通的重要原因。

歡迎關注分貝通官網，瞭解更多電子檔案管理內容。