發郵件時，這些小細節要注意

才工作的表妹小云打電話給我，說自己因為發郵件被領導批評了，我問了她原因，她開始支支吾吾不肯說，後來在我追問之下，她才告訴我，是發郵件時發了空白的主題。

聽到這裡，我不知道該怎麼說她了，只好告訴她下次發郵件時

注意一下

。發郵件時，這些小細節不要錯過。

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1、不要發空白主題

很多人發郵件時，會覺得這沒有什麼難度，不管是給領導發還是給下屬發，都會記得加上標題，但是到了自己要轉發郵件時，往往看都沒看就直接一鍵轉發。

表妹小云被批評就是因為她轉發郵件時，沒有更改轉發主題，直接一鍵轉發，結果到領導那裡不知道轉發的是什麼郵件，檢視時就看到層層轉發，沒有重點，導致她的領導沒有審批檔案，錯過了時效。

除此之外，還有一個問題就是別人跟你要一個資料，讓你發郵件，你不能直接把資料放進去，就發了，沒有標記這個郵件是什麼。

別人就很容易把這封郵件給遺漏了，而且郵件不光是一種通訊工具，還是一種資料庫，要找哪種資料直接檢索主題就可以了，如果太多的空白郵件，別人挨著去翻，也很浪費時間。

如果郵件特別加急，也要記得在郵件主題前方標註一下緊急或者加急，這樣別人看到以後才會立馬去處理。

朋友在

貴州可可糧機科技有限公司上班，這家公司做糧油加工機械裝置的，她說之前她有個同事給客戶發郵件，結果發了空白的過去，就公司造成了損失，讓她自此難忘。

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2、寫正文時要注意

寫郵件正文時，開頭要有禮貌稱呼，不要一來就寫別人的名字，然後寫事情，這樣會讓別人你是帶著命令式在交代事情，特別是對待上級或者是不清楚對方的職務時，可以說領導好，或者老師好。

其次寫正文時不要太拖沓，一個事情說得太囉嗦，又沒說到重點，我們寫正文時儘量用短句，把意思說清楚，這樣別人一看就清楚。

因為不能面對面交流，所以看不到表情，所以在寫正文時，要注意語言要委婉一點，不要太生硬了，這樣只會讓人覺得你很冷漠。

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3、不要忽略附件

寫完正文以後，不要忽略了附件，有些時候，寫郵件就是為了附件裡的內容，所以不要隨便寫一封郵件過去。

而且在寫郵件時，不要忘記了貼附件，有些人很粗心，在寫完正文以後就直接發過去了，在別人眼裡，就覺得你這個人很粗心。

其次在正文裡也要對附件要有一個說明，添加了附件以後，在正文裡就要說清楚，這個附件的內容是什麼，如果附件過多，就要挨著說明，並且開啟的格式需要特殊的檔案，也要標註出來，這樣別人就會覺得你很細心。

如果附件過多，要標清楚附件的名稱和編號，這樣別人才方便檢視。

4、不要浪費電子簽名欄

每個電子郵件後面都有一個簽名欄，這個地方可以充分地利用起來，把自己的姓名、職位以及電話號碼寫上去，這樣別人有急事的時候，就可以直接電話聯絡你。

還有在電子簽名欄內部要新增一些藝術字，特別是帶很閃的那種字型，別人一看到你的郵件，就會覺得眼暈。

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5、發完郵件後要立即告訴別人

不要覺得發完郵件把事情給別人說了，就什麼都不管了，發完以後可以先電話告訴別人傳送了郵件，然後又在微信上給別人說一下，郵件已經發了，請他記得檢視，這樣以後要是有什麼不妥的地方，責任也不在你身上。

表妹小云知道發郵件還需要注意這些問題，她說自己以前完全發完郵件沒有再跟別人進行確認，給別人背了幾次黑鍋，其實發郵件是一個很小的事情，但是從這個小事情中，領導或者是其他人就會從這裡面看清楚你是不是一個做事細心的人。

在職場上，細節決定成敗，所以不要忽視小細節。