公文文尾部分不可忽視，6個專案應根據需要合理標注

公文文尾部分不可忽視，6個專案應根據需要合理標注

一、發文（傳達）說明。一般是指下發重要檔案，對檔案執行情況所作的說明；有些普發性檔案，由於在主送機關中不好越級，也可以在這一個專案中體現傳送、傳達要求。總之，需要說明時才標，不需要的不標。其位置在成文日期的左下方空兩格書寫，並加上圓括號框住，字型、字號與正文相同。

二、主題詞。所謂主題詞，是用以描述公文中心內容的詞或者片語。主題詞具有表達概念、規範化、可組配性、可檢索性的基本特點。標引主題詞，是一項新的業務技能，基本的方法是：首先，進行主題分析。公文主題結構因素分析要求設有五個方面，即主體因素（指各種事物、學科、問題等）；通用因素（指調查、研究、方法、設計等）；位置因素（指空間、地名、人名與部別名稱等）；時間因素（指年代、時代等）；公文型別因素（指檔案種類名稱）。比如“XX單位2002年度財務工作總結報告”，主體因素是“財務工作”，位置因素是“XX單位”，時間因素是“2002年”，公文型別因素是“總結報告”。其次，選定標引詞。一般有兩種方法：一種是直接從《公文主題詞表》中選擇；一種是因公文主題概念比較複雜，在主題詞表中找不到直接對應的主題詞時，可先把公文主題概念進行分解，再從主題詞表中選擇與分解出的簡單概念一一對應的主題詞。例如：

公文標題：XX單位2002年度財務工作總結報告

內容摘要：XX單位為了努力實踐科學發展觀的要求，堅定不移地把財務工作擺在突出位置，某年度全單位財務工作有條不紊地進行，確保了各項任務的完成。

主題內容：XX單位年度財務工作總結報告

主題概念：財務工作、工作總結、報告

主題詞：財務工作 總結 報告

再次，正確使用組配符號。主題標引要求統一在文尾欄上線之上，向左頂格，“主題詞”三個字後面跟上冒號，片語之間空1個全形字元，不加標點符號。如果片語較多必須換行時，應整詞換行，各行主題詞第一個字與首詞縱向對齊。自由詞的標引一律外加方括號“［］”，並登記備案。使用黑體字型，字號為3號，達到醒目。

三、抄送機關。是對公文內容需要了解掌握的有關單位或個人，通常是上級機關、平行和不相隸屬的機關，不包括下級機關。以往此專案分為兩項，往往把需要了解公文內容的上級領導機關和領導人列為“抄報”，以表示尊重，而把需要了解公文內容的平行機關和不相隸屬的單位列為“抄送”。現在統一規定為“抄送”一項，都包含了需要了解公文內容的機關。書寫時可把上級機關排在前，平行和不相隸屬的單位排在後。並逐級使用頓號、逗號或分號表示抄送機關之間的層次關係，最後用句號。僅一個抄送機關時不加標點。所列單位只需要瞭解，對公文內容不負責辦理、執行。

雙重領導機關向下行文時，應抄送收文單位的另一個上級；向上行文時，應抄送批准機關以上的另一個上級，以便雙重領導機關都掌握情況。抄送機關位置在主題詞下方，用一條橫線隔開（上下兩條線為1。5磅，中間用線型為0。5磅的細線隔開）頂格書寫，並跟上冒號，然後按先上級、平行和不相隸屬機關的順序排列。字號為4號仿宋體。如果抄送的機關很多，可分兩行書寫，中間不需要劃線。檔案需要不需要抄送，應根據單位辦事規則和領導的有關指示辦理。

四、印發說明。屬於必標專案。即印刷和承辦檔案的有關說明，包括以下三項內容：一是印製份數。主要是為了限制公文印刷的數量，標註在抄送專案的右側，右頂格標註，用阿拉伯數字並加上圓括號。二是印發機關。即承辦檔案的單位名稱，在抄送下方用橫線相隔，“承辦單位”四個字可要可不要。三是印發日期。在印製份數下用阿拉伯數字標註，年、月、日要齊全，並跟上“印發”二字，右側頂格。

五、聯絡事項。凡需要解釋或聯絡辦理的公文，應在公文文尾的最後標註聯絡單位、聯絡人、電話號碼等內容，這樣便於辦理。這個專案的標引一般是高階領導機關制發的一些新規定或舉行什麼活動內容的檔案才有。其位置在最後，最下邊不要劃橫線了。

六、頁碼。這是公文頁數的順序編號，兩頁以上的公文應標註頁碼，只有一頁的檔案不標頁碼。其位置如果是正反兩面印刷時，單號頁碼位於右下角，雙號頁碼位於左下角；單面印刷時，頁碼位於下端居中。使用不加短線的阿拉伯數字標註。

文尾部分的6個專案應根據需要標註，標註位置在落腳處。對公文格式的主要專案必須標準確。

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