讓會議真正啟發工作，你做到了嗎？

【培伴有話說丨線上會議千千萬，有效開會沒一半。現在企業，線上會議都進行的如火如荼，除了為了開會而開會，真正能讓會議賦能員工的工作，又有幾個呢？】

你經歷的線上會議是下圖這樣的嗎？

會議的總結就像刀燒紅之後淬火的環節，沒有這個環節，一把刀很難成為一把真正的好刀。那麼，如何做好線上會議的總結呢？接下來我們為你介紹線上會議的6A總結法。

一、Agenda 回顧議程

6A總結法的第一個環節是回顧議程，回顧議程的主要目的是增加參會者成就感，避免會議有遺漏議題。

我們一般需要共享會議的螢幕，來讓我們回顧會議的議程，並且在過程中展示出我們已經解決了多少個議題，讓參會人員擁有成就感。

在這個環節，我們的引導者可以這樣說：（共享會議紀要的螢幕）讓我們回顧一下，我們原定的X項議程中已經完成的議程有X項，……

二、Agreement 確認決策

確認決策有三個目的：

·提醒參會者已經做出的決策內容是哪些，幫助團隊leader和成員區分決定和主意的邊界，促進團隊決策的嚴謹和系統思考。

·強化團隊做出的決策的價值和收益。

·確認和提升對決策的共識度和承諾度。

這裡要區分兩個概念，決定還是主意？沉默是不是不同意？

很多時候leader談的很興高采烈，出了很多主意，但是哪些是主意，哪些是決定呢？有時候雖然主意有很多，但真正產生決定的主意並不多，我們要區分這一點。

其次，在決策的時候，我們要清晰地進行表態，不能透過沉默來表達我們對決策的同意或是不同意。

在這個環節，引導者可以說：

·請大家看共享螢幕，接下來我們回顧一下我們在這次會議上做出的決策，我會逐項進行確認。

·大家認為決策A對我們的團隊有哪些價值？

三、Additional issue 處理暫懸問題

在我們會議進行當中會有很多問題，這個環節則是要認真地對待這些問題，它的目的是：

·處理會議問題停車場上的問題，避免遺漏。

·確定是否需要討論的必要性，或何時討論。

引導師有這樣的參考話術：

針對問題停車場上的每一個問題，使用下面的順序提問：

·這個問題我們都談到了嗎？（如果是，就繼續下一個問題）

·我們需要去討論嗎？（如果不需要，繼續下一個問題）

·我們需要現在討論嗎？

A。 需要：設定一個時間限制，並引導討論

B。 不需要：將問題移到行動清單中

四、Action 明確行動

任何會議我們都會有相關的行動，目的就是確認團隊決策的執行計劃落實到任何時間，確保會議的執行效果。

在明確行動時，我們可以參考下面的行動清單：

引導師參考話術如下：

·定行動：為了落實決策和解決暫懸問題，我們要採取哪些行動？

行動的時候我們要執行現場原則，由現場的人來承擔行動的責任。如果現場的人不是最佳人選，那我們要指定一個人去進行通知或是授權。

·定責任人：（行動清單產生後，逐項確認）這項行動誰來做？

我們要執行共同參與的均衡原則，不要只讓一兩個人來執行，要讓更多的人參與進來。

·定時間：你什麼時候完成？

執行自主原則，讓任務執行人自己來確定時間，這樣他就還有更高的承諾度。

五、Assessment 評估反思

評估反思的目的有兩點：

·獲得線上會議質量改進的建議

·促進團隊學習和反思

在這個環節，引導者可以參考如下的說話方式：

·優點：你認為我們會議中做得好的地方是什麼？

·改善點：我們可以做得更好的地方是什麼？

·學習點：每個人可以分享一個學習反思點，用關鍵詞或是句子的形式表達出來。

·（可以先寫在對話方塊裡，每人再分享出來，效果會更好，要視具體的時間情況來確定。）

六、Appreciate 感謝賦能

感謝賦能的目的就是：

·感謝參會者的支援，表達欣賞，團隊賦能

·說明會議紀要的發放時間，以及後續會議的時間安排等相關安排

在這個環節，引導師可以這樣說：

·現在我們要結束本次會議，根據我安排的發言順序，請每個小夥伴一句話分享下此刻的感受

·謝謝每位夥伴參加本次會議！特別感謝XXX，我欣賞你們的是……

·大家在今天下午6點之後會線上收到會議記錄……

·我們下次會議將會於X月X日召開，請大家繼續參加。

·我們正式關閉本次線上會議！

只要我們的會議按照6A法來進行總結，我們就可以實現：執行有跟進、團隊有成長、開會有結果、決策有共識、行動有分工。

不過，除了6A法之外，我們的線上會議需要一些後續的跟進，下面則是一張簡單的會議跟進模板。

掌握線上會議的6A秘訣和跟進策略，我們就能夠做到讓會議內容真正啟發工作。

本文參考自培伴App課程《線上會議引導的秘訣》

講師：唐長軍，培伴特約講師；百年基業創始合夥人；資深引導師