文員的工作內容有哪些？滿足什麼條件可以應聘呢？

文 | 有餘姐

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在具體介紹文員的工作內容之前，先要釐清一下關於文員的定義：

“文員”其實是一個大類職業的統稱，一般來說，又可以分為廣義的文員概念和狹義的文員概念。

廣義的文員概念，會將所有跟企業和用人單位核心主價值鏈條上的崗位以外的、主要工作是在辦公室內從事跟檔案、文字打交道比較多的人員，都統統叫作文員。

比如，在一家生產製作企業，除了研發部門、生產部門、銷售和客服之外，很多人會認為法務是法律文員，HR就是人事文員，行政就是行政文員，等等。

而狹義的文員，則常常就是它的本意，主要從事跟起草列印檔案、處理基礎表格資料等相關工作的崗位。

這裡所說的文員工作內容，主要是狹義定義下的文員。

01

文員的主要工作內容

狹義定義下的文員，具體來說，又可以分為3大型別：

第一種型別是重要高管的助理、秘書；第二種型別是隸屬於總經辦的公文管理崗、檔案管理崗等；第三種類型是業務、技術等人數較多的部門，協助部門負責人處理一些基礎性工作的部門助理。

這3類人員的主要工作內容，會有比較大的不同，我們分別來說。

1、高管的行政助理和秘書崗位的主要工作內容

負責高管的日程安排及提前提醒；

負責高管主導的會議的會議紀要、事後各項工作的落實進度跟進及彙報；

需要高管簽字審批的檔案提前做一個預審，發現有問題及疑問的地方提前與提交檔案的責任人溝通、確認；

高管發言稿、演講PPT等文書類工作的起草、製作及設計等。

2、隸屬總經辦的公文崗、檔案管理崗的主要工作內容

公文崗主要負責以公司名義釋出的各類規章制度、行為規範、各類方案計劃等相關檔案的複核，看在格式、用詞規範、語法、錯別字等方面有沒有錯誤，同時還要複核釋出這項檔案是否按步驟和流程規範進行了審批等；

檔案管理崗則主要負責公司各重要合同、發展歷程、獲得證書和榮譽等的原件、照片、各類文字資料等進行分門別類的歸類、存檔、借閱等服務，同時負責全公司範圍的檔案管理辦法。

3、部門助理的主要工作內容

負責所屬部門與各職能部門的溝通和對接，比如

統計和代領部門人員的各類福利、組織協助各職能部門在人力資源、法律、財務等各方面的規章制度及操作規範的宣導等

；

負責部門負責人主導的業務會議的會議紀要、傳送參會人並及時跟進會議確定下來的工作是否按進度執行，並進行彙報；

部門運營相關基礎資料的統計和分析；

關心和了解部門人員的工作和生活相關情況

，發現問題及時跟部門負責人溝通和彙報。

02

文員崗位的通用招聘要求

雖然透過以上的工作內容分析，我們會發現，即便同樣叫文員，但實際負責的工作內容還是會有比較大的一些差異，對應到招聘要求，自然也會有區別，不過也有一些共性。

先說共性，

對文員類崗位的招聘，共性要求是：

基礎的office辦公軟體應該會熟練使用，製作表格、打字速度等都有一定要求；

耐心細緻，能夠將比較瑣碎的工作都準確地處理得井井有條，差錯率比較低；

性格溫和有親和力，靈活性強，溫柔而有力量。

而

在招聘方面的不同點在於：

通常來說，高管助理和秘書的綜合素質要求會更高，見多識廣，一般需要有一定的職場經驗和人生閱歷，職業成熟度高，具備一定的管理知識和技能；

而公文管理崗和檔案管理崗，則還需要具備一些公文及檔案管理方面的專業知識和技能。

我是有餘姐，10多年上市公司HR，專注分享求職面試、職業發展實用乾貨。點選左上方藍色按鈕關注我，一起成長為更具選擇權的職場人。