事情再多，也能有條不紊推進的人，到底是怎麼工作的?
作者：李小墨
最近沉迷於研究如何提高可支配時間的個人效率。
這一點是如此重要，我非常驚訝於我之前竟然沒有好好研究和學習。在做相關主題閱讀的過程中，我頓悟到兩件事：
第一，你不用重新發明輪子。
效率問題無數的人遇到過，人們早就總結出一套又一套高效的解決方案，你直接拿來用就好了，你不用重新發明輪子。
第二，複習和記住一本書的內容，最好的方法不是一直去重複這本書的內容，而是去看另一本同主題的書。
比如，我前段時間看的《單核工作法圖解》，講的是提高個人可支配時間效率的方法，我這幾天看的《超效率手冊》講的也是這個內容，你多看幾本就會發現，圍繞這個主題無非就是：清晰的優先順序、不拖延、要專注、精力管理等等的內容，但是不同的書講法是不一樣的，不同的書側重點又是不同的，不同的書又各有自己的獨到之處。
以前我會覺得同一主題的書，我找一本好的來看就行了，現在我覺得就算看到重複的內容，我也是在複習，而且是以一種非常高效的方式在複習，因為同樣的內容換一種講法，之前沒領會，現在你可能就領會了，之前領會得比較淺，現在可能領會就深了。
今天繼續大家講《超效率手冊》，這本書一共給了99條效率建議，每一條都講得非常簡單和淺顯。但是如果只用一篇文章來介紹，文章會特別長，讀起來很辛苦，所以我決定按照不同主題，拆分成系列文章。
這是效率系列文章的第二篇。
今天要解決的問題是:如何有條理地工作?
為什麼有些人事情再多，也能有條不紊地推進工作，有些人事情一多，馬上就手忙腳亂？如果要成為一個高效率的人，必須要解決這個問題。
我之前一直被這個問題困擾，後來才發現是因為我沒有一個高效的目標管理系統。我從《超效率手冊》裡學到一種非常簡單但非常高效的目標管理系統，我結合自己的實踐經驗來和大家分享。
01
條理是一種可以習得的能力
很多人認為做事有條理是個性原因，甚至認為有條理的人是有強迫症。這不對，條理性是一種可以習得的技能。
條理性是高效的基礎，條理主要包括五方面的條理，我也是經過幾年的時間才漸漸搭建起條理性的基本框架：物理環境管理的條理、數字檔案管理的條理、個人知識管理的條理、人脈社交的條理，目標推進的條理。
第一方面，物理環境管理的條理，管理的物件是實體的物品、生活和工作的空間。
物理環境的條理和整潔是有區別的，物理環境的條理要達到的目標是，能快速地找到你需要的東西。我曾經就有一個同學，因為物理環境的雜亂無章，每天都要浪費大量時間去找東西。
要把物品進行分類管理，給每個物品規定好一個地方，就可以避免這樣的情況。
這方面可以讀日本人的書，日本人精於此道，可以讀《人生整理魔法》、《斷舍離》這些。
第二方面，是數字檔案管理的條理，管理的物件是電子檔案。
圖片、影片、文件、郵件，對於數字化生活的我們來說，數字檔案管理的混亂，會給我們帶來非常多的不便。
目前我的處理經驗就是非常重要的東西單獨儲存，其它只要有方便的搜尋系統就靠搜尋來提取，不花很多時間去做分類管理。
第三方面:個人知識管理，管理的物件是我們的知識體系。
關係到知識體系的構建，以及各種學習筆記的整理和存放。
第四方面，是社交和人脈的管理，管理的物件是人脈。
這個社會是協作的社會，做很多事情都離不開人，我發現效率高手都有一套人脈管理系統。
我印象比較深的是楊小米分享過的人脈資源表格，用電子表格，按照姓名、關係、職業、行業、地區和個人情況整理資訊，後來我又從一個社群裡跟一個老師學到，利用微信的備註、標籤等資訊高效管理人脈。
高階的人脈管理達人，會把認識的人分層、分類管理，不同的人匹配不同的社交深度和頻率。
第五方面，是目標推進的條理性，管理的物件是我們要做的事。
這是我這篇文章重點要講的。
上面的四個方面，任何一個方面展開都至少可以寫一篇文章，甚至說可以寫幾本書都不誇張，我提到的目的是希望大家建立一個框架，去系統地梳理自己的生活。
02
如何透過一個簡單的組織系統
有條不紊地推薦目標?
事情很多的時候，如果沒有條理，我們就會感到分身乏術，好像每一件沒完成的事都在發出召喚，這些召喚混合在一起就會形成巨大的內心噪聲和壓力。我們需要條理，才能感覺自己在掌控局面。
我從《超效率手冊》裡學到一個非常好用的組織系統。
作者把所有要做的事分為：專案、活動和任務三類。
專案，是有共同目標的許多個任務的集合。
我之前只有任務管理，沒有專案管理，任務缺乏結構。
就像《超效率手冊》作者說的，當任務缺乏結構的時候，它們就像游來游去的水母。有了專案，任務就被集合起來，某些任務的重要性也會顯現出來。
散亂的任務是散兵遊勇，專案則是有組織的軍隊。
比如我籌備一個讀書訓練營就是一個專案，這個專案包括行業標杆拆解、出課程大綱、磨課、做PPT、招生、做宣傳物料、策劃推廣方案、尋找合作方等一系列的任務。
專案可以幫我們規劃未來幾周、幾個月甚至幾年的生活，它相對穩定、更新比較少。想要取得大的進展，基本上都是透過完成專案來達成的。
那專案管理使用什麼工具呢？我推薦印象筆記。
印象筆記有筆記本組-筆記本-筆記三層結構，可以放檔案、可以做表格、可以列清單，層級清晰且功能強大。
活動則是那些只能在特定的時間乾的事，它有時間限制。
比如我上個月2月24日和行動派合作了分享，那這個事情就是在2月24日晚八點進行的。同時活動是偶爾進行、比較沒有什麼規律的。這個分享就是非常偶然的一個機會，不像做公眾號一樣，需要不斷重複寫文章、排版這些事。
那用什麼管理活動呢？作者推薦使用帶日程管理的日曆。這個很方便，因為現在手機都有智慧語音助手，比如蘋果手機自帶的日曆，你把Siri喊出來把安排告訴她，如“3月16日上午8點去派出所補辦身份證”，她會自動幫你設定好。
那任務是什麼呢?
任務是具體要去做的事，是一些需要完成的比較小的、獨立的行動。
任務來自哪裡呢？來自專案、活動的拆分。
任務包括每週任務和每日任務，用清單這個工具來做管理。
利用這個分類法，我在印象筆記裡把我的工作分為寫稿、運營、學習三個大專案。
寫稿又分為兩個公眾號、兩個星球、一個課程、樊登讀書講書稿、小說7個小的寫稿專案。
運營又分為兩個公眾號運營、兩個星球運營、課程運營、朋友圈運營6個小的運營專案。
學習按照不同課程和標杆拆解物件，分為9個左右的專案。
我每週把專案裡的內容拆分，分配到每週任務，然後再用每日任務去跟蹤執行，我的工作安排條理一下子變得很清晰。
按照專案來管理任務，無論是整理和存放工作成果，還是安排任務都要清晰很多。
開始萌生和擁有專案意識，對我的個人管理來說是一個很大的突破。因為著眼專案而不是任務有一個巨大的好處。
專案是更高形態的任務，任務多變又沒有條理，而專案有一定的結構和具體的目的。如果只有任務，沒有專案，你忙碌但不會大的成效。有專案，每一件具體的事，都會被納入一個更大的框架或者藍圖之中。
其實以前我要忙的事情種類不多的時候，我不太考慮這方面的問題，忙碌程度加深之後才漸漸感到力不從心，感到現有的目標和事務管理已經滿足不了需要，我才決定開始進化。
可能事情不怎麼多的人，沒有痛點，會意識不到這套系統的優勢。但專案、活動和任務的分類，搭建了一個做事情的層級和框架，簡單、清晰和可複製，對我幫助很大。
請試著把自己要做的事，按這個組織系統梳理一遍。
李小墨，前海南特區報記者， 暢銷書《請停止無效社交》作者。微信公眾號：深夜書桌（ID：shenyeshuzhuo），相信一個人的閱讀史，往往就是他的精神成長史和能力發育史。每看完一本書，寫篇乾貨讀書筆記，每個月，一份高質量書單。不賣劣質雞湯，不說正確的廢話。歡迎關注，轉載請聯絡作者。
