HR背景調查：溝通技巧

企業新員工入職時，都會要求對其進行背調。

身份資訊、學歷資訊、職業證書等基本資訊，在網上的官方渠道就可以查證。

但是，任職資訊、工作能力、工作表現等，需要去向證明人求證，包括候選人前公司的領導、HR、同事。

HR在開展這一階段背調時，需要打電話給對方。

一般開場白就是：“我是XXX公司的HR，XXX之前是你公司的員工，現在要和您瞭解一下他的情況……”

如果對方恰巧不忙，還願意配合你的情況下，你才能瞭解到一些有用資訊。

如果你打電話的時機不對，正趕上對方比較忙，或者心情煩躁的時刻。那你多半會吃閉門羹，畢竟對方沒義務和責任，配合你的工作。

所以，背調的開展時間很重要。

最好選在週三之後，因為週一週二可能要處理上週和週六週日積累下來的問題，比較繁忙。

另外，要考慮該在什麼時間點和對方聯絡。常情況下，下午四點鐘左右的時候會好一點。在這個時間進行背景調查，一般得到配合的機率會大一些。

確定好溝通時間，還要注意溝通方式和技巧，以免引起對方反感和不配合。

一、詢問候選人工作表現

不要上來就問對方，XX的工作表現怎麼樣啊？

模糊的問題只能換來模糊的答案，對方會告訴你“挺好的”、“還不錯”……

你要將問題具體化，比如，可以說“表現分是10分的話，XXX可以達到幾分呢？”

如果對方回答，可以達到7分吧。

那你接下來就可以問，丟失的3分具體是哪些方面呢？

這樣一來一回的開放式具體化的問題，可以讓對方更有配合度，也能讓你獲取更多有效資訊。

如果對方講得很有條理，話語也比較真誠，就很容易得到候選人的真實反饋了。

二、詢問候選人缺點

談到缺點，我想只要不是和候選人有矛盾的人，是不會輕易給出評價的。

當然，如果對方對候選人有成見，這樣的“缺點”描述，也是不可信的。

其實，從企業和HR的角度來講，所說的缺點並不是候選人自身的優缺點，而是在職位勝任力上是否有明顯的不足。

所以，在溝通上，不要提缺點，而要問“提升點”和進步空間。

具體可以這樣問：“您覺得，XXX在XXX崗位上還有哪些需要提升的部分呢？我們公司有內部培訓和外部進修的機會，會根據他的實際情況安排發展計劃的。”

值得注意的是，背調在候選人和證明人聽起來，都是一個比較敏感的詞彙，為了讓對方更容易接受，可以說成資訊方面的確認。

這是透過調整詞語的“表達方式”，從幫助對方成長等積極的角度，會更有利於對方開啟話匣子，而讓你因此獲得更多資訊。

三、瞭解候選人的人品

一個員工的品行對公司的影響是非常大的，“XXX公司HR說看上某同事幫下藥”“XXX公司員工出差醉酒”……出現不好的事情，公司的整體形象也會受到極大的影響。

所以，背調除了要了解候選人基本資訊、工作表現外，也要側面掌握品性。

比如：對方是實際離職原因、有無違規違法記錄、有無行政處罰、有無司法涉訴等等。

在面試過程中，候選人的離職原因多數都是為了自身發展以及家庭原因等，實際的離職原因很難知曉，即便是上家公司的HR也未必掌握真實情況。

所以，只要是正常辦理離職手續的情況，瞭解對方無違規違法記錄等情況，基本就沒什麼太大的問題。

如果是被動離職，比如教育行業的整體裁員這類不可抗力的原因，是完全可以理解的。一旦對方是違反公司規章制度，或品行有問題、能力不勝任而被公司辭退。這種一般我們肯定不能用。

當然，具體情況也要具體分析。

其實，背景調查最難的不是資訊的獲取，它更考驗HR的溝通能力、引導能力、覺察能力，以及對所獲取資訊的有效解讀和分析的能力。