歸檔檔案材料整理完畢，需要使用符合檔案保護要求的裝訂材料重新加以裝訂，固定檔案頁次，防止檔案張頁丟失，便於歸檔後保管和利用的作用...

但是，各部門管理各自檔案時也必須嚴格按照行政部發出的檔案管理制度和歸檔編制要求進行檔案歸檔...

第五條 檔案部門應及時深入各部門瞭解、督促和指導有關人員做好檔案材料的形成及應歸檔檔案材料的積累、整理和歸檔工作...

因此，凡是本機關在職能活動中形成的，辦理完畢，應作為文書檔案儲存的各種紙質檔案材料都應當按照《規則》的要求收集完整，進行整理歸檔...

3.1歸檔檔案 archival document(s)立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案儲存的檔案材料，包括紙質和電子檔案材料...