Excel新手,建立資料透視表之前,常遇到的5個經典問題!
前言
這個問題是Excel新手,建立資料透視表常常遇見的問題,當出現了下面這些問題,可能會導致你無法建立資料透視表,或者說建立的資料透視表存在問題,所以應當注意。
① 列標題名為空;
② 表中有空行;
③ 同一欄位下,資料型別不一致;
④ 採用查詢替換處理男、男士、MEN這樣的列(常見問題);
⑤ 表中存在合併單元格;
1)列標題名為空
建立資料透視表時,會出現“資料透視表字段名無效”;
解決辦法:
刪除空列,新增上列標題;
2)表中有空行
刪除空行我這裡給出了兩種解決辦法,其中一中是VBA程式碼,如果你對VBA不太熟悉的話,可以不用管。
① VBA批次刪除空行
Option Explicit
Sub 批次刪除空行()
Dim x As Long
Dim r As Long
‘x = ActiveSheet。UsedRange。Row - 1 + ActiveSheet。UsedRange。Rows。Count
x = Range(“A65306”)。End(3)。Row
Application。ScreenUpdating = False
For r = x To 1 Step -1
If WorksheetFunction。CountA(Rows(r)) = 0 Then Rows(r)。Delete
Next r
Application。ScreenUpdating = True
End Sub
“注:WorksheetFunction是一個工作表物件,可以呼叫函式的工作表物件。Rows(1)。select表示選中第一行。Rows(2)。select表示選中第二行。”
② 快捷鍵刪除空行——-藉助countA函式
countA函式 :非空單元格計數;
如果某一行計數等於0,證明這是一個空行;
第一步:新增一個輔助列,新增如下公式。
第二步:使用填充柄,新增此列資料。但是出現一個問題:填充柄遇到空行,不在往下填充,怎麼辦?
這只是其中一個空行,假如有更多空行,就更不可能填充了,我們也肯定不會手動一個個完成下拉操作,那麼怎麼辦呢?
第三步,先做一個凍結視窗操作:選中任意一行。點選凍結拆分視窗。(效果自己嘗試)
第四步,凍結視窗會發現,往下拖拉“滾動建”,表頭不會動,我們一直拖拉至最後一行。
第五步,完成“輔助列”填充以後。選中“所有列”,依次點選資料——->篩選,會出現以下效果。
第六步,選擇所有的空行,勾選為0的行,用於後續直接刪除。
於是,我們就可以把這些空行全部刪除了,刪除空行後,可以返回去檢視一下源資料了。
3)同一欄位下,資料型別不一致
① 處理日期格式
可以發現此列中,既有Excel中標準日期格式,還有“2018。2。1”這樣的錯誤日期格式,或許還會有更多其它錯誤的日期格式。
如何處理日期格式呢?——>分列
首先,選中“銷售日期”這一列,點選資料——>分列——>一直點選下一步,直到出現如下視窗。
將“列資料格式”,選為“日期”,點選完成後我們會發現,日期已經變為“正確格式”。
② 數值型資料列中出現文字格式資料
左上角有“小綠箭頭”的資料,屬於文字格式資料。這樣的資料,不能參與數值運算。
怎麼將“有小綠箭頭”的資料,都變為數值型資料呢?下面提供了三種方法。
方法一:
分列
選中“銷售數量”這一列,點選資料——>分列——>直接點選完成,即可。
方法二:選擇性貼上:乘1
首先在任意空白單元格,寫個1,Ctrl+C選中;
接著,選中“銷售數量”這一列的所有數值區域(不包含標題行),再點選滑鼠右鍵,會出現如下介面。
點選“選擇性貼上”,當出現如下視窗,按照圖中步驟,完成如下操作。
方法三:選擇性貼上:加0
只有兩個地方改動一下即可。第一,在任意空單元格寫一個0,然後再上述視窗中把“乘”改為“加”,點選確定即可。
總結:乘1加0方法,既可以將該列文字資料改為數值型資料,還可以“擴大或者縮小”該列資料。
4)採用查詢替換處理男、男士、MEN這樣的列
替換哪一列,就先選中哪一列。點選Ctrl+F,進行查詢替換即可。
5)表中存在合併單元格
首先,點選“三角按鈕”,選中所有單元格。
接著,點選“取消單元格合併”。
會出現以下效果:
然後再次選中所有單元格區域(點選左上角那個三角按鈕),按F5或者Ctrl+G,進行定位。
點選“定位條件”,出現以下視窗,選擇“空值”,點選確定。
此時,會發現,所有空值區域,“高亮顯示”。
關鍵:此時,不要再去動滑鼠,直接點選電腦上“=”鍵,再點選,“向上箭頭鍵↑”。
出現以上情況後,接著,點選Ctrl + enter鍵,即可完成批次填充。
此時會出現一個問題:點選被填充單元格,都會顯示公式。
最後,至關重要的一步:再次選中所有單元格,點選Ctrl+C,點選滑鼠右鍵,點選“選擇性貼上”。貼上為“數值”即可。
此時,再次選中A3單元格,發現公式消失了(假如單元格為公式,被引用單元格要是有問題,這裡也會顯示錯誤,這就是我們為什麼要貼上為值!)。
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