專案經理必讀：提高專案管理效率的方法有哪些？

一個專案是否成功，很大程度上取決於專案經理的綜合管理能力，如何在專案活動中運用科學有效的方法、好用的專案管理系統，提高管理效率，達到專案目標，滿足和超越專案干係人對專案的需求和期望是對專案經理的重大考驗。

專案管理是一種執行力，也是一種思維方法，很多人認為專案過程涉及眾多因素，管理也會變得複雜。實際上，有效的專案管理是簡單的，保持事物的簡單性更易於理解。例如，在專案前期，專案的利益關係人（如專案請求者）可以用簡單的術語提出要求，再設定清晰的目標，根據專案交付的收益來衡量專案的成功。

需要注意的是，不要把“簡單”與“籠統”和“不明確”混淆。當涉及大量專案活動的因果關係或者多個可交付成果的相互依賴關係時，即使這些關係不能用簡單的方式表達出來，也不能將其變得籠統和不明確。

想要管理好複雜的專案，使專案活動的因果關係和可交付成果的依賴關係變得簡單，可以從下面的五大要點入手，有助於做好你的專案規劃，最大程度提高專案管理效率。

一、確定和會見專案相關利益者——與利益相關者會面，針對他們的需求和期望進行討論，為專案範圍、專案預算和專案時間軸建立基線。

二、定義目標和確定目標的優先順序——在瞭解利益相關者的需求之後，定義清晰的專案目標和確定目標的優先順序。

三、定義里程碑和可交付成果——明確重要的里程碑、交付成果以及根據所定義的專案目標制定所需要的專案計劃步驟。

四、建立工作分解結構和時間表——針對每個可交付成果，定義必須完成的一系列任務，從而完成每個可交付成果。並給每個活動確定活動時間、活動責任人以及活動需要的資源。

五、向利益相關者展示專案計劃——向利益相關者解釋你的專案計劃如何滿足他們的需求，同時展示衝突解決方案。

專案計劃通過後，就進入專案執行階段，這是專案生命週期中最漫長、最困難的階段。在專案執行階段，需要制定實際的專案可交付成果，提交給利益相關者（如客戶）進行驗收。

為了在專案執行階段更好地監管和控制專案，一個好用的專案管理系統必不可少，比如8Manage PM專案管理系統，它能夠將複雜的專案管理過程簡單化、規範化，幫助專案經理高效管理專案時間、成本、質量、變更、溝通、風險和問題。還可以按需增加工時、採購、財務、銷售等管理，實現專案整體把控。在專案執行階段，你可以在專案管理系統中輕鬆開展以下專案工作：

-高效管理專案成員與利益相關者，透過實時的團隊溝通訊息，充分發揮團隊智慧，做出更有效的決策；

-使專案計劃與執行同步，實時跟進專案團隊工作情況，保證專案按時按質高效完成；

-有效跟蹤專案中的各種變更，追溯專案的變化過程，以及變更對專案的影響；

-透過各種資源計劃與使用報表，使專案資源合理分配並跟蹤所有資源的使用情況，以更好地管理和呼叫資源。

隨著技術的發展，先進的專案管理系統可以成為所有相關專案的大型資訊庫：從檔案到文件，從檔案共享到反饋，從有效溝通到無縫協作……好用的專案管理系統能夠為專案團隊中的所有人和事提供一個高效能專案管理平臺，使專案效益最大化提升。