獨家效率秘籍：給你30分鐘，你能征服行政總廚的魔鬼廚房嗎？
寫在前面
尷尬極了！主廚鄧恩·利普瑪（Dwayne LiPuma）的廚房員工才剛全體離職，他就得面臨今天40位客人預約的午餐。沒有最難，只有更難，老闆說隔天還有一場140人規模的宴會料理要準備。為了製作這些餐點，利普瑪的餐廳老闆給了他19個新聘的廚房員工，但其中有些人甚至沒有在高階餐廳工作過。除了利普瑪的助手和一位糕點師傅，其餘的人完全不知道餐廳的選單上有什麼菜色，更不用說如何準備這些擺盤講究的美味佳餚了。
他一定會搞砸的，對吧？我們就等著看他出洋相吧！但是，到這一天餐廳關門休息為止，來用餐的每位客人都將心滿意足地離開，其中有些客人為了造訪利普瑪主廚的這間餐廳，甚至好幾個月以前就已經預約好座位。
最神奇的還不是這些，而是這些客人壓根不會發現桌上的美味餐點，竟然是由一群新進廚師準備的。這是奇蹟嗎？非也。其實這對利普瑪主廚來說是例行公事，3個星期後他將訓練出一批有自信又有實務能力的廚師，緊接著又會有另一批新人取代他們，這個迴圈每3個星期就會重複一次。
什麼情況？這些新廚師其實是即將從美國廚藝學院（Culinary Institute of America）畢業的學生，這一場餐廳大作戰其實他們在畢業前的倒數第二堂課。如此不可思議的訓練節奏之所以可能成立，並不是什麼奇蹟，而全要歸功於一套工作系統，那就是“各就各位”。
廚藝學生畢業後，開始到專業的廚房工作，在這個新的世界裡，將菜餚計劃融入自己身體是基本功。主廚維利·迪弗雷納曾拿下詹姆斯比爾德獎 （James Beard Award），也是紐約創新餐廳“wd-50”以及“Alder”的老闆。迪弗雷納發展出一套獨特的方法，能夠和自己的清單“合而為一”。當年他還是廚藝學生的時候，就已經進到主廚阿爾弗雷德·柏特利 （Alfred Portale）的餐廳“Gotham Bar and Grill”工作。
從學生時期踏進廚房的那天起，一直到後來成為當時另一位傳奇新秀讓－喬治．馮格里奇頓的副主廚，迪弗雷納不曾中斷一個習慣：每天回家的路上，他會拿出一本小本子和一支筆，寫下所有他第二天應該做的事，清單列完後，他會把它撕下來、揉成一團。然後他會再寫一次清單，這次全憑記憶，然後再撕掉、再揉爛。第二天早上去上班的路上，他會重新寫一次清單，好像在玩遊戲一樣不停的“耍”自己。
日復一日，迪弗雷納將一個一個清單烙印在腦海，多年以後，他還保留著裝滿當初寫清單用的記事本的鞋盒。有時候他也會拿出來隨意翻閱，每一張清單都像一部微電影，播放著他的回憶，上演著多年以前某個夜晚發生的一幕。迪弗雷納要求他的主廚們也寫清單，寫的不只有該做的事，還有任何他們可能應該做的事，他說寧願將多餘的專案劃掉，也不要為時已晚、缺漏半項。
壹、主廚事先規劃+倒著計劃
今天，廚藝變成了一種現代產業，同時它也讓料理專業變成一場人與食材、人與廚具、人與時間的綜合博弈。一個成功的主廚不僅要懂得烹飪，她還必須預測顧客會想要點什麼料理、什麼時候想要。
一名現代化的主廚必須活在兩種時間思維裡：
一個是當下：計算從現在到未來某個時間點，所需要用到的資源；
另一個是未來：從未來某個時間點回溯至現在，以分鐘、時數回推，計算料理需要的時間。
主廚利普瑪教給學生的第一堂課就是“選單組合”（menu mix）的理論概念：預測選單上每個品項要準備的量。學生每天都必須備料，而每當有1百位客人預約，每個品項就要準備10份，例如說如果今天的預約人數是40人，那麼選單上的每個品項都要準備4份，所有品項需要的食材都必須按比例準備。
有經驗的主廚都知道，選單上受歡迎的品項常常會跟著時節變動。如果是外燴的餐飲活動，計劃就必須從擺盤開始：
首先想像擺上桌的成品，接著主廚就會以回溯的方式計算時間：這些料理從擺盤到上菜需要花多久時間？
完成料理製作需要花多久的時間？
將料理從廚房運送到外燴場地需要花多久時間？
每道料理中所含的食物的各自需要的料理時間是多久？
需要花多少時間準備每道料理的食材？
我需要多少時間準備料理要用到的工具和裝置？
如果想縮短準備時間的話，要追加多少人力？
主廚這種回溯式規劃技巧令人羨慕，但這種技巧也可以應用在廚房以外的地方。在進入學術圈併成為烹飪史著名學者以前，艾米·德魯貝克（Amy Trubek）最初曾是廚師和外燴從業者。她還記得父親當上中西部一間知名大學院長的那天，撥了通電話給她。
“Amy！”他說，“我要把其他副院長全送到廚藝學校。”特魯貝克滿腹疑惑，問他為什麼要這麼做。她爸爸答道：“因為我發現自從你到廚房上班、到廚藝學校就學後，行事變得很有組織”，她爸爸接著又說，“你知道如何在期限內，有頭有尾地完成專案。”德魯貝克將自己的轉變全歸功於“各就各位”之道，特別是從出餐時間開始、回溯規劃的這個方法。
貳、製作一份誠實的記錄
對於在廚房工作的人而言，決定與安排任務比較容易，畢竟廚房內的工作都是實際的肢體行動。比起建立一份測算表、寫一篇文章、成交一筆交易，我們會更清楚將一塊牛排煎到7分熟要多久。
因此，要判斷某件辦公事項會花多少時間，對我們來說較難，而這種資訊非常珍貴。製作一份誠實的記錄可以幫助我們進一步瞭解，平常到底用多少時間完成了例行公事，以及出現頻率高的任務。
那麼，現在就來舉個例子，看看從事創意諮詢行業的人可以怎麼練習，假設你是一位平面設計師，你通常會花多久時間發想一件LOGO設計案？有時候你給自己3個星期的期限，零零星星加起來一共30個小時；有時候你可以在4小時的頭腦風暴中，激發出一堆好點子。因為你沒有刻意做過紀錄，也不知道自己到底需要多少時間。
我建議你準備1張紙、測算表，或是任何時間追蹤軟體都可以，挑選幾種最重要的任務，記錄1個月內處理這些任務所花的時間，然後檢視這些累積起來的時間是否都經過有效利用。
再舉幾個例子，如果你是一名教師的話，備一堂課需要花多久的時間？如果你是學生的話，讀完50頁的教材，需要幾個小時？如果你是主管的話，1個小時內通常可以完成多少小型任務：比如回覆郵件這種事務？如果你是銷售人員的話，製作1份新客戶的檔案，又需要多少時間？
或許有些任務對你來說，就是特別難完成，這項練習也可以套用在這類任務上。你要做的就是決定任務的“最小執行單位”，比如說你需要至少一個小時發散思維LOGO設計，那很好，發散思維設計的最小執行單位就是一小時。你估計商標設計從開始到完成， 大概需要30個小時，那你就必須考量、調整其他案子花費的時間，確保自己準時做出成品。
我從事策劃諮詢之餘，還有寫作的習慣。拿我自己舉例，我知道某型別的文章，2個小時內我大約可以寫500字，這對規劃時程來說是很有用的資訊。但是，假如我當初沒有刻意去記錄的話，那我就不會有這項重要的資訊。
叄、找到你的“彌思值”
慣性的“泛計劃者”也有個練習，我們要學著找到你的“彌思值”（Meeze Point）。也就是說，假設在不超出負荷的前提下，你一天能執行的“行動數量最大值”。這裡所說的行動可以是一場會晤，也可以一項任務，這個數字是你每天工作量的臨界值。
比如，你可以試著從“一星期選一天來練習”這一小步開始做起，找出你的“彌思值”，就能慢慢帶領自己脫離過度規劃的泥潭。星期五是最合適的練習日，因為這一天的我們最沒有過度規劃的壓力，你可以練習以下8個步驟：
1。 列出至多3項今天必須完成的行動，其規模可以大到需耗時5小時，也可以小到只花5分鐘就結束。各事項的大小盡量相互平衡，用平常心規劃就好。
2。 將這些行動事項按照合適的時間點，標記在行程表上。
3。 接下來就不要再規劃任何事情、也不要再安排新任務，當然你可以做一些不在計劃內的事，但前提是計劃好的三項要確實做到。
4。 堅決遵循行程表：準時赴約、準時開始任務，如果有緊急事情發生，導致你必須把行程表先擺一邊，那建議你將這次練習改期。
5。 這天工作結束後，記錄這3件行動事項的完成度。
6。 如果3項都確實完成了，下星期規劃練習日時，列出4項行動；如果3項並未完成，下星期就維持3項。
7。 每個星期都練習一次，直到連續3周下來，你來到每週均無法完全執行所有列出專案的臨界數值為止。例如有時候你可以完成9件行動事項，但從來都沒辦法突破10項，那你的“彌思值”就是9。
8。 等到你找到自己的“彌思值”，就可以開始把這個規則應用在其他日子裡，將這個數字當做你一天之內可完成的最多行動事項量。
透過這個練習，我找出我的“彌思值”是10。
肆、不要從明天開始，而是從今天開始，就建立“今日彌思”
因為客觀環境，導致自己必須成長進步才能跟上的現象，叫做“被動成長。”反之，則為“主動成長”。因為惰性是人的天性，能不努力就不努力，因此“被動成長”比較容易鍛鍊人，比如做廚師、參軍。
而我們從事商業，在辦公室工作的人則不同，沒有那麼多客觀環境要求你不得不磨練自己的“刀法”。這就造成了，在職場要想進步，“主觀能動性”至關重要。在沒有客觀壓力來逼迫的情況，張三是“要我做”的心態，李四是“我要做”的心態，成長速度註定是不同的。
因為工作的關係，規劃是主廚每天的例行事務。而我們則必須自動自發地養成規劃的習慣。要想達到乾淨利落的工作狀態，最重要的一點就是持續、系統性地規劃好時間。“今日彌思”是什麼？這是你個人工作天當中的“各就各位”習慣。這段時間的你，可以：
1、整理外在及虛擬空間的整潔。
2、理清你的思緒。
3、規劃你的一天。
通常來說，花多久時間做這件事？30分鐘而已，每天起早一點，到早一點，長期下來工作成效就能突飛猛進。
伍、將行動排進時程
“行動”就是你這一天計劃要做的所有事情。任何一項任務（比如買奶油、打電話給某某人、準備新廣告的設計稿等）都是一種行動；任何一場約會（比如員工會議、多方通話會議、約小麗吃午餐等）也都是一種行動。
對計劃而言，任務和約會沒什麼差別，因為這兩者都需要花時間，也都需要你置身其中。我們之所以認為這兩者不同，是因為我們總是用不同的工具記錄它們：待辦事項清單和日程表。事實上，對主廚來說，兩者之間不該有差別，對我們而言也一樣。
沒有一併寫明約會安排的待辦清單，會導致我們的任務不斷拖延和增生，完全忘了考慮做這些事實際可用的時間；而一份只有記錄約會安排的行程表，則讓我們誤以為自己手上的時間很有彈性，事實卻不然。
當心靈上、精神上的目標（通常會出現在待辦清單），和我們需要實際出現在某場合的時間（地點通常被行程表左右）撞在一起時，令人不知所措的壓力就會出現。
我們之所以要將行動（任務與約會放在一起看）按照次序排進時程表，就是為了提高完成這些行動事項的機率。待辦清單是很好的收集型工具，而行程表這個工具最適合用來引導我們完成每天的工作，因為行程表是有限制的，一個人一天可以利用的也不過就那幾個小時。
將行動排進時程裡，可以幫助我們做決定，同時我們也不得不遵守時程、按部就班。行程表迫使我們必須誠實地做出時間安排。這就是主廚看待時間的方式，非常值得我們學習和仿效。
陸、以終為始：先計劃“料理成品的模樣”
面臨複雜、步驟繁瑣的專案，主廚們會這樣規劃：想像料理成品的模樣。很多明廚規劃時做的第一件事，就是把料理成品畫下來。面對手邊的專案，我們也要先想像呈交出去的時刻，然後從那一刻開始進行回溯式規劃，倒逼出每一個環節該是什麼樣：
你需要哪些資源才能讓成品看、讀、摸或聽起來是完美的？
什麼時候需要這個東西？
你有把可能的拖延、假期和突發狀況統統考量進去嗎？
你有給自己足夠的時間再校正和檢查嗎？
為了完成這件事，需要在其他事情上妥協嗎？
結語
不謀萬世者不足謀一時，不謀全域性者不足謀一域。頂尖主廚之所以能高效工作，關鍵在於他們把每天最早的30分鐘發揮到極致，一開始就做出縱覽全域性的規劃。造就主廚魔鬼效率的獨門時間管理方法，你也可以輕鬆掌握！