管理探索：大資料下秘書資訊獲取所面臨的機遇與挑戰，長見識了！
大資料給各行各業帶來翻天覆地的進步。三分靠技術，七分靠資料，得資料者的天下。以資料規模大、種類多樣、處理速度快、價值高為特徵的大資料，給秘書的資訊獲取帶來了前所未有的機遇與挑戰。
一、大資料給秘書的資訊獲取帶來的機遇
（一）獲取更廣泛、更全面的資訊。
秘書自己所需的資訊大多是本辦公室的日常事務，具有綜合性；領導所需的資訊大多是與政策、單位工作有關，具有方向性、全域性性、整體性。秘書作為領導的參謀和助手，必須積極地、全方位地獲取各種資訊，結合本單位的具體情況，努力透過多渠道、多觸角、多層次、多方法，來為領導及其本職工作蒐集及時準確、廣泛全面的資訊。
過去秘書想要蒐集領導所需的資訊，往往要走很多彎路，要耗費很多時間，而蒐集到的資訊還有可能是部分的、不完整的，甚至是片面的。而現在，大資料可以做到秘書以前夢寐以求卻不能做到的事情。它用目前最精確、最便捷、最高效、也最經濟的方法，從大量資料中廣泛採集，為秘書提供更廣泛、更全面、更適用的資訊，從而更好地幫助領導進行管理和決策。
（二）及時地獲取最新資訊。
秘書要及時配合領導工作，做“及時雨”，而不是放“馬後炮”。許多資訊，如果獲取及時，其價值就會十分珍貴，否則就失去了價值所在。一般來說，領導不僅需要掌握當前工作的動態和內、外環境的變化，還需要考慮、把握下一步做什麼、怎樣做，需要掌握不斷髮展的資訊，才能審時度勢，順應發展趨勢的需要，採取有效的新對策。領導要想在瞬息萬變的環境中對未知事物做出迅速而準確的反映，就必須及時掌握最新資訊。因此，秘書在獲取資訊時要有強烈的時間觀念，突出一個“快”字，儘量減少中間環節的梗阻。過時的資訊，對領導決策、參謀意義甚少，甚至會導致領導在過時的資訊基礎上所做出的決策失敗。
當今社會發展變化很快，新問題、新思路、新舉措不斷出現，這就要求秘書對廣泛資訊“重新整理”的足夠快速、及時。及時掌握最新資訊，不斷用以改進自己的工作，不斷推進辦公效率和工作水平的提高。大資料傳播與處理速度較快的優勢給秘書人員捕捉新鮮的資訊提供了得天獨厚的條件。秘書人員透過百度、谷歌等搜尋引擎，微博、微信等社交工具，今目標等辦公自動化軟體等等各種渠道，都能有效的幫助自己及時獲取最新資訊。加之各種分析軟體快速的資料探勘、處理、整理，使秘書及時地獲取有效資訊更加便利。
（三）提高工作效率，降低成本。
秘書需要獲取的資訊較多，不僅範圍相當廣泛，而且其內容也不僅僅是辦公室內的日常事務，而是具有綜合性的。秘書需要獲取上下級資訊、單位系統內外部資訊、政治經濟文化社會資訊等等，因此，保持資訊渠道多而暢通是基本條件。大資料具有數量大、處理速度快、價值大的優點，可以大幅改進秘書的工作效率，實現全域性化管理，理順各種各類關係，最大限度地發揮助手的作用。
資訊是一種無形資產，獲取資訊的成本可多可少，秘書要做到少花錢、多辦事。資訊大爆炸時代，大資料給人們帶來大量資訊，秘書透過網際網路等渠道獲取資訊，可以減少時間，節約成本。
二、大資料對秘書的資訊獲取提出的挑戰
（一）資訊科技水平有待提高。
傳統的秘書工作主要是蒐集處理資訊、幫助領導處理檔案資料、完成本辦公室內的業務性及事務性工作等，對秘書自身的文字水平要求較高。而大資料是隨著現代資訊科技的發展而不斷進步的，對秘書的計算機能力有了更高的要求。秘書人員不再只侷限於傳統的Office軟體的基本使用，而且有在計算機二級甚至三級水平的技術。為此，我們必須不斷學習，提高自己的綜合能力，做新時代的複合型人才。
（二）僅關注相關關係的思維方式。
大資料方興未艾，而它所帶來的一系列變化也只是剛剛開始。不僅僅是在生活生產中，大資料時代也對我們的思維方式提出了新的挑戰。在這個時代，我們僅需要關注相關關係，而不再需要關注因果關係。相關關係雖然不能準確地向我們提供這件事為什麼發生，但是它會提醒我們這件事情正在發生。而從事實角度出發，對於一件事，我們並不需要知道為什麼，只需要是什麼就足夠了。
注重因果關係是人類，包括秘書在內，長久以來的習慣。即使掌握了某件事的因果關係對解決這件事情的作用不大，但人們還是樂於找到這件事的緣由。大資料完全顛覆了這種思維方式，秘書獲取和理解資訊的思維方式也受到了挑戰。
譬如，如果領導需要關於最近機票的資訊，秘書只要蒐集關於最近機票的資訊即可，少問多做，就算不知道領導為何需要這類資訊也無所謂。
（三）價值密度低。
毋庸置疑，大資料帶來了海量價值，但是它所帶來的價值密度卻很低，具有稀缺性。我們往往需要從海量資料中經過深入地分析，才能挖掘出真正所需的資訊。
對於秘書而言，與領導及秘書本身工作相關的資訊數不勝數，且每日劇增。辦公文件、掃描檔案、領導工作情況、系統內外部資訊等各種資訊，紛繁多樣，優劣摻雜，分佈在各個領域。而秘書面對的，是如何在眾多的大資料中獲取對自己有用的資訊，而這些有用的資訊有可能僅佔全部資訊的幾千分之一，這無疑對秘書的資訊獲取能力提出了挑戰。
（四）隱私性與便利性相沖突。
大資料對秘書資訊獲取渠道帶來了一個重要的問題，即隱私性和便利性之間的衝突。秘書受惠於大資料，如與本部門有關的最新的政策法規、本部門所在領域的新聞時事及發展方向、更適合領匯出行的天氣及路線等。但同時，隨著個人查詢網頁的瀏覽痕跡、關注物件等的資料被系統收集，易導致資訊洩露，這也是現代資訊科技飛速發展下，資訊洩露、資訊滲透、資訊汙染、資訊侵權等不可避免的一系列安全問題。快捷方便的資訊獲取必然會帶來隱私易洩露的問題。
（五）提高現代化創新能力。
在大資料時代背景下，秘書人員應該具有較好的創新能力，其主要體現在對本行業發展方面的創新、對本工作發展上的創新以及對政治工作發展的創新等。現代秘書人員要善於對目前我國政治形勢的發展進行預測，對於馬克思主義和社會主義的教育工作也不能夠放鬆。在幫助領導起草各類檔案時要緊扣時代的脈搏，正確掌握我國政治發展的動向。同時與教職員工進行合作，充分發揮現代化科技技術，改革完善高校教育制度和方法，提高高校教學能力。
大資料時代背景下，秘書人員的工作內容得到了更好的擴充套件，極大地提高了秘書工作的質量。這也為相關人員的個人素質能力提出了挑戰。為適應這一變化，秘書人員必須從知識、能力等方面提高自己的素養，以期更好更快地適應社會發展，提高工作能力。
