工作中如何根據實際情況選擇溝通方法呢？

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溝通可以是各種形式的，在工作場所裡碰到員工時發表的即時評論是一種方式，放在公司每個員工桌上的一封正式信函又是另一種方式。不同的溝通方式適合於不同的場合，建議通常使用口頭方式表達效果最好。

通常資訊溝通的方法與實際內容同等重要。書面溝通的資訊受到更多的重視。因為它們是不可否認和不能收回的記錄。官吏在紙上的內容就讓人覺得更為”正式“。如果一個指標是透過口頭傳達的，就有可能被視為”不是非常重要的事情“。

下面是在一般的情境中應使用的溝通方法的建議：

給員工的指示

大多數給下屬發出的命令是透過口頭方式表達的，把每一個指令都寫在紙上並不現實。當把命令稱為建議或請求時，似乎就不那麼”正式“，但它們仍然帶有命令的意思。在傳達指令時，管理者常常需要與下屬溝通的是執行指令的期望。

給員工的指示↑↑↑

新政策與新程式

在任何要求員工遵循的新政策或新程式，常常需要書面寫出來。程式應該全面細緻，以使每一個員工確切知道要求他們做什麼。召開會議對程式進行討論也是一個好辦法。

在實施新程式時，應該建立反饋機制以確定程式是否被執行，以及它在工作執行方面的影響。管理者有責任建立這種機制並規定員工進行彙報的時間。

新政策與新程式↑↑↑

對不合格的工作和不恰當的行為進行警告

給員工的警告型別取決於他所犯的錯誤。對於初次且不嚴重的過失來說，最好的作法可能是非正式的口頭警告，因為它不會記錄在員工的檔案中。對於更為嚴重的違規事件、重複性的或任何可能導致解僱行為的事件來說，必須提供書面材料。很多員工都反對公司不正確的解聘行為，所以對為什麼解僱這名員工的原因”記錄在案“是十分必要的。

對於不合格的員工來說，在提供任何警告之前，管理者必須確保員工受過恰當培訓。與處罰相比，額外的培訓常常是更好的解決辦法。

工作中不合格及恰當行為警告↑↑↑

面向高階管理層的工作彙報

基層管理者常常在與高階管理層進行溝通的方法上無可選擇。高階管理層告訴基層管理者應該做什麼—常常是要求他們提供書面報告。基層管理者要對這些報告進行細緻而全面的準備。基層管理者應該與對他提出要求的高階管理者討論彙報的方法。在報遞交之後還應該採取適當的後續行動以確保自己的格式和內容令上級滿意。

在向高階管理層報告時，要事先考慮一下是否有什麼資訊沒有包括在報告之中，而高階管理層卻可能希望瞭解？儘可能獲得這些資訊。這種實踐活動會使高階管理層對基層管理者的評價很高。

面向高階管理層工作彙報↑↑↑

向其他部門提出的請求

與其他部門的同事進行溝通的方法取決於你的請求的份量。絕大多數的請求可以是非正式的，如：“小李，你是否可以在中午之前把處理好的訂購單送到我們部門來？這樣我們就可以完成當天的大部分工作。”這種請求可能比正式的備忘錄更有效，因為有些主管會把正式的備忘錄視為一種指責。

與其他部門的主管進行溝通時，常常要在提出請求之後提供你的解釋。這是一種禮節。

在口頭請求被忽略的情況下，恰當的作法是向適當的管理層級遞交一份書面備忘錄。

向其他部分提出的請求↑↑↑

工作中的問題

有關問題的真實情況是沒有人想聽到它們。這意味著與高階管理層溝通時，問題越少越好。在向高階管理層傳遞任何問題之前，要先試圖自己解決它們。高階管理層十分欣賞那些自己能夠處理大多數問題而不用麻煩上司的管理者。

如果有必要與高階管理層針對一個問題進行溝通的的話，同時要提出一種解決方案。要確保寫清楚問題的詳盡細節，對於你所提供的解決方案也要付出同樣的努力。透過書面方式介紹問題時，不要做出這樣的預測：如果問題得不到解決，其後果則不堪設想。

工作中的問題↑↑↑

企業生活中的實際情況是向高階管理層溝通的大部分問題都會被忽視。對這種反應經歷作好事先的準備會減少挫折感。但是，不要因此而阻礙了你對問題的彙報。

總之，在何種情境中選擇何種溝通方法在很大程度上取決於雙方的共識，口頭溝通不像書面溝通那麼“正式”。

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