累死累活的不如寫PPT的?善用“128”技巧,你也能寫出實用的PPT
又是一年年底,又到了拼報告和PPT的時候。
小琳是公司新招的文員,此次她將以業務助理的身份,擔當向區域經理報告的重任。
她花了幾天幾夜的時間,做出一份體積超龐大的、動畫文字穿插的、內容分類雜亂的報告交給領導,結果可想而知,她被痛批一頓不算,還要求打亂全改,素材重找。
小琳不明白,就那麼點事,且全部用文字密密麻麻地寫在PPT裡了,怎麼領導就覺得差呢?
她做了大量功課的,不看功勞也看苦勞啊,怎麼就一文不值了呢?
無關鍵,無亮點,無邏輯,當然打回重做。
職場不是過家家,只有拿出真材實料,才能真正讓別人打心底裡認同。
而作為職場新人,怎麼寫出一個好的PPT報告,怎麼有料、有趣、有爆點,又能讓領導眼前一亮,確實需費一番功夫。
我們也經常看到,在職場上有些人努力了大半輩子,卻什麼成績也沒有。
不是他們不努力,只是有時候的成功,靠的並不僅僅只是蠻力,還需要懂得一些技巧。
而快速製作PPT,就是職場新丁必須學會的技巧之一。
那麼這個時候,PPT製作的“128”技巧,就顯得尤為重要。
一、“1”個關鍵:邏輯
PPT的靈魂是邏輯。
這裡的"一"是指一個關鍵,即英文裡的The Key Point,也是整個PPT的邏輯順序。
這就好比一條大魚的中心骨,一條主線從頭到尾貫穿,那麼其它輔助魚線,都僅僅是輔助,永遠沒有取代中心骨的可能。
只有邏輯清楚了,整個PPT才會讓人一目瞭然,也能讓PPT製作者和PPT聽眾,都能順著邏輯線走,不跑偏,不歪樓。
這個“關鍵”,跟我們寫一篇文章前,首先要打好邏輯框架再動筆的意思一樣,異曲同工而已。
最重要的,還是結論先行,圍繞一箇中心思想,層層展開邏輯說明,亦即,眾所周知的"金字塔原理"
有使用者曾評,金字塔原理就是如此這般簡單,卻也實用又高階:
1、提煉中心思想:
把結論寫在前面;
2、分類組織材料:
找到某種內在關係組織你的材料,如果需要理解的內容超過7個概念時就需要建立樹狀層次以降低理解難度;
3、疑問回答溝通:
先讓讀者認可你的設問,然後快速提供回答,節約讀者思考時間。
誠然如是。
遵循這個大原則,順著“魚刺”的條理,一一整理剖析,基本能將一個問題講清講透,有理有據,繁而不雜。
有人說,一個不曾用自己的腳在路上踩下腳印的人,不會找到一條真正屬於自己的路。
做報告,亦同理。
只有自己深刻明白了,就能做到真正融會貫通於每一份檔案,每一場演講,每一次談話,每一個報告。
二、“2”個法寶:簡化,美化
好的PPT,最重要的是簡潔有力、詳略有料。
能簡單說的,絕不要複雜說;
能說"人話"的,就絕不要釋出一堆讓人看得雲裡霧裡的大資料、大環境、大報告。
因為,實用,才是檢驗一篇好報告好演示的唯一標準。
那麼,就要求PPT的版面極致簡化,樸實美化。
化繁為簡,一切從實用主義出發,以真正切實可行的操作方案來主導。
1、極致簡化
A、"不過3"原則:
老話說的好,事不過三。很多時候,我們也說,重要的事情說三遍。
“3”這個神奇數字,在很多領域都是通用,在PPT製作中也不例外。
字型不超過3種:仿宋也好,宋體也行,或者標準英文格式,最多不要超過3種。當超過3種時,版面就會顯得很凌亂無序,影響觀感。
顏色不超過3個:表達一種顏色,著重表達,細節區分再一種顏色,OK,不能再多!
動畫不超過3類:當一個PPT上的頁面切入,圖片插入,文字演示的動畫過於繁多時,聽眾的聚焦就很有可能被打亂,無法聚焦,自然很難抓住聽眾的眼球,那麼演示的效果必然大打折扣。
所以,極致剋制,在一張PPT上,不要超過3種字型,3種顏色,3類動畫。
要記得,簡化、簡化、簡化!
B、"不過7"原則:
同樣的道理,不過7也是一頁PPT中需要遵循的規則。
關鍵詞不超過7個:
人的記憶確實神奇,卻也很選擇性地趨利避害,大腦往往喜歡“就易不就難”,所以當關鍵詞超過7個時,就很容易混淆記憶,出現偏差。
行數不超過7行:
一旦超過7行,整個頁面就會顯得擁擠不堪。想象一個場景,當一群蘿蔔頭擠在一個不足10平方米的房間裡大吵大鬧時,你會是一種什麼感覺?第一反應應該是腦仁疼。
所以,為了避免演示報告的受眾也出現這樣腦仁疼的狀況,報告人在寫報告時就應該從客體出發,從使用者思維出發,把報告的字數控制在適當範圍內,自然,行數也相應減少,PPT的整體畫面也會清爽不少。
講述不超過7分鐘:
一場成功的演講,每一份PPT或者說一箇中心點的講述,最多不能超過7分鐘。
當一個主題用時7分鐘還無法講清楚的時候,一可能是講者沒做好準備,冗餘內容太多,的地得重複次數多,二則可能是,主題不夠明確,見大不見小,於是分層錯枝,時間拉長。
所以,在任何一場演講之前,嚴格把控時間,準確抓緊重點,是一場報告或演示成功與否的關鍵。
2、樸實美化:
簡單模板:少即是多,簡就是繁
能借用模板的一定借用模板,站在巨人的肩膀上,估計呼吸的空氣都可能會新鮮一些?所以,化繁就簡,以最少的時間,爭取更多的內容最佳化,卻無需花費太多時間在花哨的版面設計或動畫切換上。
圖片處理4大原則:
精挑細選,剪除多餘;去除底色,善用填充。
藝術文字:"拿來主義"
很多網路上搜索的字型,已經起到中心強調的作用,那麼就可以直接拿來使用,減少排版和調整字型的時間。
大道至簡。
能將一個龐大的PPT儘可能壓縮至越精簡越凝練,也表示作者對這個PPT的熟悉度越深入越胸有成竹。
簡單,並不是表面意義上的“簡單”,而是刨去浮躁後的深厚沉澱,以及去除“糟粕”後的精華。
三、“8”字真言:文不如表,表不如圖
很多人都知道,文字的描述不如表格來的直觀,表格不如圖片的展現來的更容易理解。
在實際的工作場景中,我們也會發現,單純的文字因為其自身的侷限性,並不能很好的滿足受眾需求,也很容易引起千人千面的效果。
然而,如果給文字搭配上相符的圖片,將會大大增強文字的表現力,使使用者在內容上獲取更好的感受和更準確的理解。
在PPT製作的時候,圖表,也是不得不提並且是我們經常用到的一種元素,其作用不容忽視!尤其是在對一些資料進行展示和對比時,圖表的強大之處更是不容小覷。
圖表的作用概述起來兩點:便於理解、提升效率
便於理解:
在資訊展示的過程中,相對於文字而言,數字、圖表更具衝擊力,同時更容易理解和被人接受。這是因為人腦對資料、圖表的敏感程度要遠大於對文字的敏感度。
提升效率:
PPT既然是高效溝通的一個輔助工具,其目的是為了幫助觀眾更快更直觀的明白我們傳達的意思和觀點。
舉個例子:
圖一是文字的堆砌,看起來也沒錯,內容詳實,該表達的內容都有到位簡單的撰寫,讀寫應用也無大礙。
但總感覺,是否寡淡了少許?
圖二,是有人經過整理資料而分類得出的彩色歸納類圖示。
易於記憶,也更有看頭,容易抓住讀者或聽眾的眼球。
但是,來看一下官方的招聘廣告。是否耳目一新,引人無限遐想?
這,就是圖片和文字組合的魅力所在。
開局一張圖,其它全靠讀者的想象。
一千個人有一千個哈姆雷特,而心有多大,舞臺就有多大,說不定,你就是IBM所需要的"那杯茶"呢?
“PPT影象化處理的程度越高,越有利於觀眾的理解,越有利於我們的表達。”
所以,在製作PPT時就需要儘量的把我們需要傳達的觀點影象化處理呈現在PPT上。
如果文字過多,堆積在一起,一是讓聽者感覺逼仄;
二是,如果在演示PPT的時候,講者講述的內容只是重複PPT上顯示的內容,文字宣讀讓人很快就視覺疲勞;
第三,沒有視覺化的圖片,就很難第一時間抓住聽眾的眼球。
比起文字內容的宣讀,影象化的表達更具有穿透力,也更容易使人記住。
在理解複雜事物的原理時,表格優於文字,圖形優於表格,這是被很多人都證明過的道理。
記住,文不如表,表不如圖。
古語云,工欲善其事,必先利其器。
意思是說,一個工匠想要使他的工作做好,一定要先讓工具鋒利。
放在我們現實生活和職場中,也有著相同的道理。
想要報告做得好,“128”技巧少不了。
而正確且靈活地使用“128”技巧,可能是出爐一個好報告的利器,你確定不試一下嗎?
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今日討論:你做過啥重重複復修改的報告嗎?歡迎評論區留言,一起討論呀~
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