word操作技巧之設定文件保護和快速清除多餘空行

為提高小夥伴們的辦公效率，小編繼續解讀word操作技巧，希望大家持續關注。

一、如何清除 Word 文件中多餘的空行？

使用Word過程中，不可避免的在word文件中會有一些多餘的空行，用手工逐個刪除又太累人，直接列印吧，又太浪費墨水和列印紙。

如下圖文件

有沒有較便捷的方式呢？我們可以用 Word 自帶的替換功能來進行處理。這裡，我分別介紹word2003版本和word2010版本的操作方法。

word2003版本：在Word 中開啟編輯選單，單擊“替換”，在彈出的“查詢和替換”視窗中，單擊“高階”按鈕，將游標移動到“查詢內容”文字框，然後單擊“特殊字元”按鈕，選取“段落標記”，我們會看到“^p”出現在文字框內，然後再同樣輸入一個“^p”，在“替換為”文字框中輸入“^p”，即用“^p”替換“^p^p”，然後選擇“全部替換”。

word2010版本：選擇“開始”選項卡“編輯”組中的替換命令，彈出“查詢和替換”對話方塊，在查詢內容選項後面的文字框中輸入“^p^p”，在替換為後面的文字框中輸入“^p”，然後單擊全部替換命令就可以了。

操作過程動畫

注意！雖然多餘的空行不見了，但這個操作僅僅對於段落之間有一個空行，若段落之間有兩個空行，可以在相應的文字框中多輸入一個“^p

”，也就是用“^p

”替換“^p^p^p

”。

二、如何設定文件保護？

正在進行文字編輯，有個同事要借用一下我的電腦，為防止同事對自己正在編輯的文字有誤操作，最好設定一下文件保護。

word2003版本：

執行“工具”選單中的“保護文件”命令，在彈出的視窗中選擇“保護窗體”，然後設上密碼。怎麼樣，游標跑到了檔案頭，任你怎麼移動滑鼠、敲擊鍵盤就是無法編輯了。

等同事用好之後，執行“工具”選單中的“解除文件保護”命令，一切又正常了。

word2010版本：

單擊“檔案”選項“資訊”組中的“保護文件”按鈕，在彈出的列表中選擇“限制編輯”命令，然後根據需要選擇編輯限制範圍，若選擇“不允許任何更改（只讀）”，然後在例外項中勾選“每個人”複選框，單擊“啟動強制保護”按鈕，輸入密碼。這樣所有人都無法對文件進行任何操作。

單擊“停止保護”按鈕，輸入檔案密碼就可以取消文件保護。

操作過程動畫演示：

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