會議的目的是達成共識，明確自己的會議角色，提升效率才是關鍵

會議的目的是達成共識

會議不是越多越好，提升效率才是關鍵。每一次會議都必須有明確的會議目的，通常要在一定的組織範圍內達成共識，要麼是解決一個難題，要麼是共同做出一個組織決策。

如果你是一個專案組的成員，無論是什麼型別的專案，你一定會參加專案進度會議。這種會議通常由專案經理組織並主持，會議的目的是讓所有參與該專案的員工互通有無，瞭解彼此分工和任務進展，讓大家各自為戰的狀態得到改善，為每個環節不定期遇到的變化做好及時應對。你需要仔細傾聽每個人的發言，瞭解他們的進度、狀態；同時你也必須清楚闡明自己的進展，讓其他合作成員有相應的準備。

需要注意的是，雖然會議的目的是達成共識，但往往參會人員的目的並不完全相同。比如部門經理的目的在於聽取各個團隊的工作進度，部門組長的目的在於將團隊的工作結果準確彙報給經理。

另外，不同部門的人需要在會議中達成共識，但這個共識對彼此的影響不盡相同。比如，在一場品牌宣傳策劃會中，設計部人員需要確認設計主題和配色，市場部人員需要確認時間、地點、形式，採購部人員需要就物資採買達成共識。所以，在一場會議中，你也需要注意，不同職責範圍內的人達成的共識也不盡相同。

參加過會議的員工都瞭解，達成共識是我們理想中的圓滿結局。很多時候，參會各方存在分歧，並不能在有限的時間內做出決策，這種會議往往被稱為無效會議。無效會議開多了，就容易讓人厭倦，但面對這種僵局也並非無計可施，提高會議效率是會議組織者需要持續關注的問題，我在後文中會給出對應的方法。

明確自己的會議角色

無論什麼型別的會議，參會人員都存在不同的角色和分工。在一家流程規範的公司，會議前通常會給所有參會人員傳送會議邀請。收到會議邀請後，你需要明確自己在本次會議中扮演的角色：是做一個表達者，充分表達你的觀點；還是做一個傾聽者，有選擇性地接收資訊？

如果在本次會議中，你擔任了表達者，在開會之前，你需要充分準備好自己的觀點、內容，並且透過提前演練來確保在會議中能準確、清晰、快速地表達自己的觀點。這樣不僅有利於會議效率的提升，也會讓所有人迅速瞭解你的參會目的，加快決策。會議中的表達效果，也直接影響著你在團隊和公司的影響力。簡明扼要、有理有據的發言，會大幅提升團隊對你專業能力的信任度。

如果你是聆聽者，並不意味著就可以完全放鬆了。在會議中，你也需要識別重點，有選擇性地接收有效資訊。你需要接受哪些方面的資訊呢？你需要捕捉會議需要達成的共識是什麼，你也要明確不同部門的人分別需要達成何種共識。帶上筆，記錄會議要點，思考上述兩個問題。另外，會議的組織者期待聆聽者給予一些反饋，因此在會議的互動環節，你需要踴躍地發表觀點、見解，思維的碰撞有利於團隊在會議中形成更高效的決策。

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