採購合同要點梳理，很多采購人根本不懂

怎樣順利簽訂一份採購合同

對於大多數企業來說，採購合同是最為主要的業務合同，在日常經營中使用頻次特別高。

合同是企業採購環節的指導手冊，也是採購成果順利實現的有力保證。採購場景下，合同全生命週期的精細化管理非常重要。

一、企業採購流程

a。制訂採購計劃

b。供應商詢價比價（詢價、比價報表）

c。採購商洽（雙方前期往來函件）

d。合同簽署（年度/單次採購合同、訂貨單）

e。訂購變更（通知）

f。發運貨跟進（催貨函）

g。驗收（驗收單，來貨通知報檢單）

h。外觀、數量驗收不符情況&質量驗收不符情況（通知單）

i。單次臨時採購情況（頻次、使用量、採購量少）

j。票據開具提供（供應商發票）

二、採購場景下的合同管理

採購計劃是配合公司銷售計劃、生產計劃及實際庫存情況，擬定的原材料採購環節，一般由採購部負責，倉儲部、法務部配合。

採購部門擬定合同後、交給法務稽核，然後提交簽章，制定履約計劃，將合同移交給需求部門履約。供應商透過採購系統，提出履約付款申請，財務部門對達到付款條件的合同進行支付。

整個採購流程中，採購部門全程參與，並由法務對合同履約進行必要監控和動態管理。

三、企業如何做好採購合同管理？

1）建立採購合同管理人員架構、制度

企業應配備管理採購合同的專職人員，並制定採購合同管理制度，利用藍凌智慧合同管理系統管理合同，健全採購合同登記、彙報檢查制度，統一保管合同、統一監督和檢查合同執行情況。

2）編制常用採購合同模板

擬定不同主題（品類、金額、方式等）的採購合同模板，涵蓋貨物裝置、軟體開發、系統整合、維保服務、營銷廣告、人力外包等品類，覆蓋採購內容80%以上；採購部門與供應商簽訂的框架合同關聯採購系統子訂單，確保採購數量、金額統一。

3）建立合同條款庫

將發票資訊、智慧財產權、不可抗力、保密條款等設定為通用條款，付款、驗收、交付等資訊形成固定模板條款。採購人員根據實際採購需求，自主搭配合同條款，節約合同擬定時間，提升採購效率。

4）人機雙審採購文字

透過藍凌智慧合同管理系統，一方面智慧稽核合同文字中可能存在的風險、疏漏；另一方面檢查合同文字是否存在文字、措辭方面的錯誤。

5）把關供應商的資質風險

在合同簽約前，對採購供應商的主體、資質等進行審查與風險預判，有效杜潛在風險；同時逐漸形成企業自有的相對方庫，並對其進行統一管理，最大化地降低合同風險。

6）編制合同履約付款指南

與採購系統對接，接收合同資訊，根據採購部門的需求，在藍凌合同管理系統中設定採購合同的履約期限、地點和方式；與財務系統對接，到了履約付款節點，財務按期付款。

7）採購合同糾紛處理

當採購發生糾紛時，先友好協商，協商不成再採取訴訟手段：藍凌智慧合同管理，連線法務管理系統，透過糾紛登記與辦理，記錄與該採購合同相關的糾紛辦理過程；及時地維護權利，防止過了訴訟時效，喪失勝訴權；儘量收集對方的財產線索，及時申請財產保全；裁判文書生效後，在法定期限內申請執行。

8）做好採購證據留存工作

建立採購合同從起草、簽訂到履約、結項全流程的管理臺賬：

a。注意對合同原件以及合同履行過程中雙方的溝通函件進行留存；

b。注意對出廠證、合格證、質保書、使用說明書、檢定證書等的留存；

c。注意對訂貨單、提貨單、入庫單、出庫單、運貨單、倉儲單、簽收單等的留存；

d。注意對收據、付款憑證、發票等的留存；

e。當發現貨物有瑕疵時，注意對質量瑕疵貨物進行拍照、留存、封樣等。