外賓接待流程是怎樣的
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外賓接待流程是怎樣的
接待外賓與外賓見面時，視物件、場合的不同，禮節也有所差異。具體流程是怎樣的？下面是小編為你整理的外賓接待流程，希望對你有幫助。
外賓接待流程
一、 確定接待內容
接待活動前一天需明確以下事項，以便安排後續工作：
1、接待物件：
掌握來賓資訊，包括姓名、所屬單位、職務、人數，是否有隨行人員或司機。
2、接待人員：
確定接待活動中的領導名單，包括集團領導和公司領導。根據服務內容和分工確定所有服務人員名單，建立會務組微信群，以便隨時通報接待行程、進展及變更事項。
3、來訪目的：
瞭解來訪目的，以便有針對性的安排接待流程和所提供的服務。
4、參觀地點及接待行程：
確定來賓參觀的地點以及整個活動過程的行程安排、參觀順序及時間節點。
5、服務需求：
確定整個接待過程中所需要的服務內容，如接送服務、參觀地塊、沙盤講解、會議服務、用餐服務、住宿服務等。
6、接待時間：
提前瞭解來賓的出發地點（以便推算路程所需的時間）、出發時間，以及計劃到達參觀地點的時間。
二、 來賓接應：
對首次來訪的賓客和重要來賓，應提前在來訪途中等候迎接並引導至參觀地點。需提前確定接應地點、時間、接應物件及車牌號，指定專人專車在約定時間前20分鐘到達等候。（通常北京市來賓應在京哈高速西集出口接應）
引導人與來賓會合後，應第一時間在會務組微信群中通報，距離目的地2公里左右再通報一次，以便公司領導和接待人員做好迎賓準備。（例如：參觀目的地為C4辦公樓，引導人員應在到達中信第一城時在會務組微信群裡通報位置。）
三、 專案參觀服務
1、根據接待物件的來訪目的確定參觀路線，提前模擬一遍，瞭解路況，發現和解決參觀路線中可能出現的問題，記錄每段路程所需時間，以便確定最終的接待行程和各環節時間。
2、重要來賓來訪，需安排專人在參觀區域或特定區域巡視，發現問題及時反饋，並協助處理突發事件。
3、根據參觀人數確定適合的車輛，指定駕駛人駕駛，駕駛員負責提前檢查車況，對車輛內外部進行清潔整理，保證油量充足，並備一箱礦泉水供來賓車上飲用。冬夏兩季應提前開啟空調保持舒適溫度。
4、確定候車時間，駕駛人員應提前將車輛開到門口等候，注意將車門正對樓門，切不可將車尾對著樓門方向。
5、確定隨車參觀的陪同人員，參觀車輛每到達一個目的地應及時在微信群中通報位置，同時，在允許的情況下，對參觀過程進行拍照作為存檔資料。若除公司領導外無其他陪同人員，應安排指引車在參觀車輛前方開路，指引車駕駛人負責隨時通報位置。
6、參觀非本公司區域時，如紫藤堡、天下第一城，應提前聯絡相關單位，溝通參觀事宜並告知參觀車輛車牌號，保證車輛進出自由。
四、 沙盤講解服務
（一）準備工作
1、 提前一天將接待活動行程告知物業公司，安排保潔員重點清掃參觀區域，做好
室內通風。清掃首層衛生間，裝入擦手紙、衛生紙及洗手液。物業工程部提前一天檢查燈光音響空調是否執行正常，發現問題及時維修。接待當天提前1小時啟動首層空調，提前30分鐘將燈光、音響除錯完畢。
2、 圈定來賓停車場區域，及時通知公司員工停車注意事項並安排保安公司做好車
輛疏導工作。來賓車輛到達停車場後，保安員應給予引導和幫助，但對車輛的停泊位置不做強性限制。
3、 物品準備：準備沙盤專用鐳射筆3支；在前臺位置擺放小瓶礦泉水供來賓自取。
在沙盤休息區茶几中間擺放礦泉水、菸灰缸。
（二）過程中服務
1、 來賓車輛到達停車場時，由保安人員將大門全開，並側立於大門東側，面向西，
立正迎賓；同時，樓內的引導人員開啟沙盤燈。
2、 來賓進入大門時，保安人員立正敬禮，待來賓全部進入辦公樓後，保安人員禮
畢，關閉大門，立正站於大門內側，面向沙盤方向。沙盤講解過程中，保安人員不得隨意走動或坐下休息。
3、 來賓進入辦公樓時，由兩名引導人員立於臺階兩側，小聲提示來賓注意臺階。
講解開始時，引導人員將鐳射筆和話筒遞給主講領導，並站立於沙盤外側，隨時觀察公司領導和來賓需求提供服務，並根據來賓需要將其引導至相應地點。
4、 在允許的情況下，安排攝像人員進行拍攝。
5、 沙盤講解結束後，一名引導人員將來賓引導至下一行程地點，另一名引導人員
負責在一層等候收尾。若來賓離開，應尾隨來賓後方協助送行。
五、 會議服務
（一）會前準備
1、 會議室裝置：
會議室電腦：如來賓座談時，需要播放影音或PPT檔案，應提前確定與投影儀接駁的電腦，保證執行良好，開會前接好電源並開啟。
投影儀：提前30分鐘啟動投影儀並與電腦接好，除錯好畫面，保證投影影象端正，字跡清晰。
空調：冬夏兩季應提前30分鐘啟動空調，除錯至適宜溫度。
燈光：根據會議需求將燈光亮度調至最佳，如使用投影儀，需提前拉合窗簾。
2、 會議室用具：
會議桌上擺放物品的標準（見下圖）：桌牌距離會議桌邊緣50公分，桌牌下方正中位置根據需要擺放A4白紙一張或會議資料一份，桌牌右側擺放瓶裝水一瓶，根據需要選擇小瓶農夫山泉或蘇打水，瓶裝水右側擺放瓷質茶杯一個，杯把朝右側擺放，A4紙右側擺放簽字筆一支或根據需要擺放鐳射筆一支，筆尖向前。播放幻燈時，為彙報人準備1支翻頁鐳射筆，1支備用。會議桌中央，每間隔50公分依次擺放菸灰缸及紙巾盒。
茶具準備：參照會議倒水服務。
其他：在茶水櫃準備富餘的會議資料、瓶裝水、A4白紙及簽字筆，以備用。在允許的情況下，準備錄音筆、相機、錄影機，提前一天充電，檢查記憶體，保證會議使用。
3、 會議資料準備：
影音、PPT檔案：將需要放映的檔案提前複製至會議室電腦中，確保檔案完好，開啟正常，同時在隨身碟中備份以防檔案丟失。
書面檔案：將彙報檔案列印成冊，與其他資料一齊影印數份，保證與會人員人手一份，同時留有富餘。
4、 其他用品準備：
（二）會中服務
1、 茶水服務：
參考會議倒水禮儀。
2、 茶歇服務：會議時間較長時，需準備茶點臺，提供點心、水果及各類茶飲，食
物要求方便易取。會務人員應注意及時清理桌上垃圾，及時補充食物，避免空盤。
3、 會議結束時，會務人員應及時開啟會議室門，使與會人員順利離開，同時注意
觀察會議室桌面，是否有人遺漏物品。一名引導人員將來賓引導至下一行程目的地，另一引導人員負責等待收尾，避免有停留或去衛生間的客人掉隊。
六、 餐飲服務
首先確定用餐人數以及工作餐數量，確定用餐時間和用餐地點，根據不同用餐地點進行不同的服務安排：
（一）公司內用餐（以小餐廳為主）
1、 提前一天確定選單內容，通知食堂準備食材。
2、 備齊餐廳常用物品：專用小號紙巾、菸灰缸、牙籤、啟瓶器、醒酒器、調料瓶、
蒜碟、茶具、餐具、垃圾桶等
3、 餐廳佈置：根據用餐人數擺放桌椅、餐具，擺放標準如下：
4、 接待當天，在用餐時間前0。5-1小時開啟空調，除錯至合適溫度。提前開啟燈
光。如需飲用紅酒，應提前30分鐘將紅酒開啟倒進醒酒器內醒酒。
5、 用餐過程中，會務人員全程陪同服務（公司領導有特殊指示的除外），待客人落
座後開始斟茶，根據需要倒酒。從主賓開始，按順時針順序進行。用餐過程中注意觀察，根據需要隨時添水倒酒。關注用餐人需求提供相應服務，桌上或餐碟中雜物較多時，徵求同意後及時清理或更換餐碟。
6、 上菜注意事項：上菜位置要固定，選擇靠近門口的位置。上菜前要提示上菜位
置的用餐人，一手端盤，一手輕輕轉動托盤。端盤不宜過高，動作要輕緩平穩。及時撤掉空盤。湯、粥類食品應同時提供，不擺上桌，詢問用餐人喜好後，在茶水櫃處盛好雙手端上。
7、 來賓隨行人員或司機，不與主賓一同用餐的，由專人負責陪同接待，至員工食堂用餐。
（二）公司外用餐
1、 根據用餐人數及領導要求選定合適的用餐地點，需提前實地考察環境與服務。
2、 確定餐標和選單，預定好工作餐。
3、 提前預定或準備酒水飲料。
4、 用餐前1小時，會務人員到達餐廳檢查環境和餐飲準備情況，等候來賓。來賓
驅車前往用餐地點時，會務人員應在微信群中通報。 5、 來賓到達用餐地點，會務人員開門迎接，引導來賓至用餐區。
6、 會務人員和司機等不與主賓用餐的人員一同至工作餐地點用餐。
7、 會務人員隨時瞭解主賓用餐情況，根據需要提供服務，用餐尾聲時，通知司機
準備候車。
七、 住宿服務
1、 確定住宿人數及住宿人員身份資訊，確定住宿標準與住宿時間。
2、 聯絡相關酒店賓館，預約房間，需實地考察賓館環境、檔次及服務狀況。
3、 與賓館溝通好住宿事宜，做到賓客到達時，出示證件即可入住。
4、 與賓館預約服務事項，如早餐、叫早等。
5、 重要來賓，應提前在酒店房間準備瓶裝水及水果，方便客人取用。
八、 活動收尾
1、 賓客離開時，會務人員在來賓後方協助送客，來賓車輛駛離，服務工作終止。
2、 來賓初次來訪，應安排送客車輛或引導車輛，將來賓引導至接應地點。
3、 觀察是否有停留客人或領導，以便提供茶水等服務。
4、 收尾工作：關閉所有用電裝置、燈光，回收會議用具和書面資料，清洗清點茶
具數量，妥善保管，通知保潔進行清理打掃。
5、 活動資料收集：對接待活動當天涉及的彙報材料、錄音、照片等進行收集整理，
統一存檔備案。
6、 活動總結：對接待活動全過程進行總結，梳理工作流程中存在的問題和疏漏，
對活動流程進行改進和完善。
外賓接待基本原則
1。注重教養
（1）講究儀表和衣帽整潔，其面、手、衣履要潔淨。頭髮、鬍鬚不宜過長，要修剪整齊。
（2）舉止大度得體、態度端莊和藹、挺胸正頸，精神飽滿，任何失禮或不合禮儀的言行都被認為是有失體面的。
（3）講究身分，說話客氣，不做任何越禮之事。說話時神情矜持和藹，略帶微笑。
（4）遵守時約。與人約會必須嚴格守時，不能失約超時。允諾別人的事不能忘記，必須按時做好，失信或失約的人是有損於自己的人格。
（5）遵守公共秩序。不給別人造成麻煩或不便，不打攪別人、不干擾影響別人，尊重別人。
2。禮貌用語
禮貌用語作為禮儀的表現形式，把一個人對世界、對人們的愛心和禮節坦露傳達出來，使愛者更顯光輝，使說話人更被人敬重。在國際交往中“你好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“再見”這些禮儀語言具有極高的使用頻率。
3。尊重習俗
不同國家的文化習俗有別，社會制度有異，思維方式和理解角度常常有較大差別，所以在交往關係上要互相尊重，謹慎從事。尊重習俗這是國際交往中很重要的一條禮儀原則。一些在中國人看來是正常的舉止，在一些國家會被認為無禮甚至犯諱。如韓國人對“四”字非常反感，韓國許多樓房的編號嚴忌出現“四樓”、“四棟”、“四室”、“四號”之類。
4。尊重隱私
尊重隱私，在交談中應迴避涉及個人隱私的一切話題，具體而言，就是要做到“五不問”：一不問年齡。外國人的年齡是保密的，他們希望自己永遠年輕，對“老”字諱莫如深。二不問婚否。中國人愛談論彼此的婚姻狀況，外國人卻不然。實際上，讓一個老大不小的人向他人“交待”自己尚未婚配，並不是一件令人愉快的‘事情，對婦女而言尤其如此。三不問經歷。很多外國人強調個人至上和個性獨立，他們的經歷與個人喜好等，純屬個人穩私的範圍。四不問收入。每個人的收入都同他的地位和能力有關，被外國人視為自己的臉面，所以是免談的。五不問地址。與外國人初交，不應要求對方留下地址。外國人不隨意邀請人到家裡做客。
5。女士優先
“女士優先”是國際禮儀中重要的原則。女士優先原則的核心是要求男士在任何場合、任何情況下，都要在行動上從各個方面尊重婦女，照顧婦女，幫助婦女，保護婦女。
6。不亢不卑
國際禮儀的不亢不卑原則，最要緊的是要保持人格平等，避免和克服“亢”和“卑”這兩種置對方或置自身於不平等位置上的交往態度。要做到“不亢不卑”，應把握住以下幾點：
（1）絕對不要對對方有金錢和物質利益上的希圖，只要把持住了這一點，雙方的人格就是平等了。
（2）力爭價值的平等和超越，要有為祖國和民族揚眉吐氣的精神風貌。
（3）堅持實事求是態度，不說過頭話，說客氣話與謙虛都是需要的，但過分了就成為虛偽。
外賓接待準備工作
在外賓抵達以前，就應做好充分的準備工作。
見面後，翻譯要先向對方介紹我方主要人員的姓名、職務。然後與對方行握手禮。握手時主人應先向客人伸手，輕握對方的手，雙目注視對方，面帶微笑。
和外賓會見，應該至少提前半天預約，不要“給對方一個驚喜”。約見時間定好後，儘量不要改變。如有特殊情況而無法參加，可以在徵得外賓同意的前提下，由身份較低的人出面會談。
會見時，外賓居右，我方人員居左。第一主賓在我方主談人員右側第一個位置，第二主賓在第一主賓的右側，其他陪同人員就可隨便就坐。翻譯人員一般安排在我方主談人的右側，也可在其後面。
會談時如果要用長桌，以門口方向為準，面朝門的一面為上方，背門的一方是下方。讓外賓坐在上方。我方主談人和主賓分別坐在自己一方的中間。
談話時要注意態度和藹、自然大方。說話聲音要適中，不要用過多的手勢。要注意傾聽對方發言，不要左顧右盼，或隨時打斷對方談話。不能在會談過程中打哈欠、看錶等。談話內容應事先準備充分，確定好談話範圍，不要隨便答覆自己不知道的事情，或者自己沒把握、未經領導批准的問題。注意不要談論對方年齡、收入等私事。對於對方沒聽明白的問題，應透過翻譯解釋清楚。
要根據外賓不同的生活習慣，妥善安排好食宿事宜，並根據他們的活動日程，具體組織承辦或者安排到有關單位會談、參觀、訪問等。在外賓參觀訪問某單位時，該單位應照常繼續工作。
送客時，可以在送別會上向外賓贈送一些適合他們風俗習慣的禮物，禮物的選用不要太貴重。然後，派身份和外賓相當的人員前往送行地點。當外賓乘坐的交通工具開動時，送行人員要揮手致意。在機場，一般要等飛機離地起飛後才能離開。如果有外國工作人員同時送行，離開時要和對方告別，並讓他們車輛先行。
【不同國家見面禮儀】
接待外賓與外賓見面時，視物件、場合的不同，禮節也有所差異。對日本等許多東方國家，鞠躬是常見的傳統禮節，行禮時立正站直，雙手垂在眼前面，俯身低頭，同時問候，彎身越低，越示敬意。
1、對日本客人
眼睛的直接接觸和身體的直接接觸都不提倡，因為這代表傲慢，不要看他的眼睛，取而代之的是看他的領帶打結處，以表尊敬。在日本鞠躬要哈腰，頭要低到身體一半處，雙手放在一起。您見到的人的年紀越大、職位越高，您鞠躬應該越深。
2、對美國客人
美國人見面時，不一定會握手，只要笑一笑，打個招呼就行了，即使是第一次見面，而中國人則視握手為一個基本禮節。但在中國握手並沒有太多的限定，而美國人握手是有一定禮節的。例如男女之間，女方先伸出手，若女方無握手之意，男子就只能點頭鞠躬致意；長幼之間由長輩先伸出手；上下級之間，由上級先伸出手；賓主之間由主人先伸出手。
