監控管理如何在專案跟蹤中發揮最大作用

如何跟進團隊的監控

我們知道，專案流程管理基本可分為：開啟、計劃、監控、驗收等幾個階段。其中，越大的專案在中期對專案調控的要求越高，其中包含了成本的控制、進度的把控與質量的保障，這都是需要專案管理者掌控好專案跟蹤時監控作用才能把握的結果。本文將向大家介紹，如何讓監控管理在專案跟蹤中發揮最大作用。

而專案的管理就是按專案在計劃的預算內守時保質地完成，所以，專案的監控管理其實就是對專案時間、質量、成本的跟蹤與調控。

　　跟蹤進度，避免專案延期

專案進度的跟蹤主要就是時間週期的控制。專案開始階段至關重要的一步就是做專案計劃，即將整個專案目標分為幾個里程碑任務，根據工作量給與每個任務劃分不同的時間段，整個專案因此自然形成一個時間軸，專案管理就是要監控時間軸上的任務節點，保障所有任務儘量按時完成。

首先，專案所有成員每天需實時上傳專案工作相關資訊，讓大家都瞭解專案的所有情況，如：客戶的最新資料、需求，相關會議記錄、檔案等。

其次，專案的工作應進行一定週期內的總結，如週報、月報。專案成員應在某時間內完成的任務，在每次總結會議上不論完成情況如何，都應如實告訴專案經理，方便經理瞭解所有人工中情況，評估完成度，考慮其中苦難情況，思考是否需要增加支出或調整人員。同時，管理者也可以在這類總結大會上，將所分析的專案的整體問題與大家一起討論，集思廣益，利用頭腦風暴規避風險，看是否需對專案進行調整。

最後，為保障專案團隊的進度，那麼績效的考核是必要的，不然按時完成的人沒有動力，延期任務的人也沒有壓力，久而久之，大家就都不會按時完成任務了。因此，專案進度管理時的時間軸上應記錄好每個人的任務完成情況，根據好壞給予相應的績效獎勵。

　　保障質量，贏取市場口碑

專案的質量評判對於不同行業形式的專案也是不同，生產類企業是生產的具體產品的品質；工程類企業是建築符合檢測標準，且成本越低越好；而活動類專案，則是品牌影響力的增加，如：粉絲漲了多少，影片、新聞瀏覽關注量有多少。

1。時常分析對比

專案的開始就制定了專案的驗收評估標準，在專案進行中跟蹤專案時，將專案的已完成部分質量時刻與驗收要求進行對比，保持完成產品的品質一直在驗收標準之上，那麼專案最後完成的目標質量絕對有保障。

2。隨時進行測試

一些軟體開發等專案總是等到所有功能等都完成後，公司才開始安排人測試，導致問題總是集中式爆發，成員的工作量也會階段式激增。所以在專案管理過程中，其實可以安排測試人員在一定的任務已完成後就可以開始階段式測試了，這樣對已完成的功能提前開始測試，提早發現找出問題，避免錯過專案風險，並專案後期慌亂。

　　控制成本，爭取最大利益

專案的成本包括了：人力、物力、財力、時間，最後獲得的利益也包含了：創新產品、經濟收益、長久影響力等。控制成本的基本是讓專案的實際耗費不要超過專案預算。因此，在專案管理的監控過程中，需要時刻關注各個階段已經支出了多少成本，實時注意實際消耗成本與預算成本的資料對比，防止專案成本的超值，影響企業的實際利益。