第4章，專案定義
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大專案定義基本問題的答案達成共識為成功做準備
（1） 為什麼要做這些？（意圖）
（2） 當前專案要支援什麼組織目標？（目標和宗旨）
（3） 當前專案如何與其他正在進行的專案保持協調一致？（專案範圍、專案背景、專案依賴關係）
（4） 當前專案的預期效益是什麼？（預期效益、業務案例、價值、成功標準）
（5） 我們要做些什麼？（專案範圍）
（6） 誰會受影響？誰必須參與進來？（專案干係人）
（7） 我們如何知道專案已完工以及專案是否成功？（成功標準）
專案定義檔案裡必須包含的資訊要素
意圖：
這一部分要回答“為什麼”，還要清楚地傳遞預期的商業價值。同時，它還要明確所支援的組織目標，所解決的業務問題，以及相關的優先等級。
目標和宗旨：
這一部分根據專案意圖來決定，描述專案的目標成果，明確在專案中要達到什麼目標。
成功標準：
與目標和宗旨密切相關，這部分要列出決定專案成功標準的可測量、可驗證的結果。這一部分常被稱為關鍵成功因素。
專案背景：
記錄專案是如何與整個產品計劃和組織內部的其他專案相關聯的。這一部分還要描述專案是如何與組織及業務流程相適配的。
專案依賴關係：
這一部分與專案背景密切相關，清晰描述了影響專案成果或成功因素的所有依賴關係。
範圍說明：
明確標出了專案的組織、流程、系統以及功能規格的範圍邊界，是目標和宗旨的高度細分。
範圍外說明：
清晰地指出和專案相關但是又不屬於專案範疇的主要工作，目的是準確地說明“範圍內”的工作事項。
專案假設：
這一部分清晰地說明了這份檔案各要素的制定依據。大多數情況下，專案範圍、範圍外事項、專案假設以及專案約束結合起來就可以清晰地定義專案要做的工作。
專案約束：
這一部分列舉出所有限制專案選擇的業務活動、時間安排、預算、資源以及技術因素。
專案風險：
這一部分列舉了許多不確定的事項和情況（風險）。如果列舉事項或情況發生，就會對一個或多個專案成功標準（專案計劃、預算、質量等）產生負面影響。最好能針對每種風險列出其產生的原因、可能帶來的負面影響、發生的可能性，並計劃好應對策略和行動
方案。
專案干係人：
列出所有參與專案的個人、業務單位和組織以及各方要扮演的角色，並指出他們之間的相互聯絡。建議在這裡給出專案組織結構圖和專案干係人角色描述表。
專案方法建議：
突出強調完成專案工作的推薦方法。為更好地說明目標方法的作用目的，這裡還應強調作出優先選擇的原因。
專案定義要考慮的其他要素
1
專案可選方法：
這一部分列舉出所有可供選擇的專案方法的詳細內容。
2
組織變革問題：
建議從專案一開始就關注這塊內容，因為大多數專案都會改變組織的現狀，而且專案中最常見的疏忽在於，沒有充分意識到“變革”給現有客戶、業務流程以及個人帶來的影響，以致無法作出相應的計劃和準備。
3
政策和標準：
考慮到很多組織都會優先考慮標準化、制度的遵守、流程改進、安全以及質量等方面，這裡強烈建議在專案開始的時候就明確出那些應用於專案或專案成果中的政策、規章制度或者標準。
4
成本、時間和資源的初步估算：
一般來說，就專案需要的成本、時間和資源，會有一個初步的“大致正確的”期望估算。大多數情況下， 這樣的估算會被看作專案目標或專案限制。這裡最有價值的資訊不一定是某個具體日期或者數字金額，而是這些數字的解釋。
5
引用支援檔案：
任何情況下，如果將預備專案或相關專案的成果用於定義當前專案的需求或細節時，一定要包含支援檔案的參考引用。常見的參考資訊有業務案例、成本效益分析、評估結果、需求檔案以及業務流程工程研究。
6
直觀的範圍彙總：
對於多數專案而言，專案範圍的直觀彙總在說明專案目標、邊界以及“變更”要素上，是非常重要的工具。它有助於檢驗專案定義，識別潛在風險，大大地促進專案干係人達成共識。
專案定義
總則
開展專案的原因是否明確？
專案的預期結果是否明確？
專案如何與組織目標相一致是否明確？
能夠獲得的可用資金是否滿足專案的預算要求？
是否已經確定了成功因素？這些因素是否完整？是否符合SMART原則？
有沒有將未來狀態的績效目標定義為成功因素？它們是否符合SMART原則？
對於當前狀態與未來預期狀態之間的差異，是否有明確的說明，專案干係人是否已充分理解？ 是否已對影響現有業務流程、客戶、系統以及員工的預期變更作了明確說明？
是否清楚由誰來為專案提供資金支援？
專案範圍
專案範圍是否明確了受影響流程、系統或組織間的邊界？
專案範圍定義是否足夠清晰，以明確範圍蔓延何時發生？
是否有外部流程或系統介面受已定義專案的影響？
是否妥善考慮了業務單位之間或業務職能之間的工作流程？
是否清晰定義了組織和地理邊界？
專案範圍裡是否包含專案範圍外的相關事項？
專案範圍裡是否包含了用於全面支援專案建設目標的其他組織方案或技術方案？
如果專案範圍包含了專案需求，它們是否已得到驗證？
所有的專案限制是否已明確？
所有的專案假設是否已明確？
是否有已知的政策、規定或標準適用於當前專案？
專案干係人
專案發起人是否已經確定並參與專案？
所有受專案團隊影響的業務單元和業務流程步驟是否已明確？
專案團隊的所有客戶群體是否已明確？
專案組織結構圖中是否包括所有的專案干係人？
專案組織結構圖中是否明確工作彙報關係？
各專案干係人的所扮演的角色是否已指派並描述清楚？
是否已明確由哪些專案干係人來組成核心管理指導委員會？
是否已明確由哪些專案干係人來稽核、批准專案定義的變更申請？
