公文寫作要先定好調子
定調子，就是要確定一個樂曲的調子，只有確定好調子，才能演奏出動聽的音樂。
我們在做任何事情之前，都要先定好調子，想好要達到什麼樣的目標。比如我們開會，就要想明白開這個會要達到什麼目的，是統一思想，形成共識；還是佈置工作，確定方向。我們舉辦某項活動，開展某項工作之前，也要明確基本方向。說到底就是要定下一個基調，在事前確定做事的途徑或做法。
寫作也是一樣，要搞清楚發文的意圖，文章寫作的目的是什麼，方向是什麼，基調是什麼，給文章確定一個大體方向，然後再圍繞這個方向去組織素材，這樣的寫作才能做到有的放矢。
一、搞清基本要素
在進行公文寫作時，要先了解和把握公文的具體事項和規範要求，弄清楚公文的基本要素，使公文寫作有一個基本定位。
一要弄清公文主體，明確發文機關，搞清楚何人何機關發文。要準確充分地體現發文機關和受文機關的關係，是上下級關係，還是平級關係，或者是兩個毫不相關的單位。
二要弄清受文物件，明確讀者受眾，搞清楚傳送範圍和閱讀物件以及聽眾。對牛彈琴這個成語，就是說在彈琴時沒有搞清楚受眾是誰，從而導致牛聽不懂琴聲。彈琴要看聽眾，公文寫作也要看物件。當你寫東西或者講話時，一定要知道為什麼要寫，主要寫給誰看。
例如我們寫一份報告，如果要呈送給上級機關看，就要多反映一些近期的工作情況，取得的工作實績，從中獲得了哪些規律和經驗，需要上級部門協調解決哪些問題；如果是發給下級單位看，在回顧過去工作情況與工作實效的同時，要多寫一些獲得的規律、經驗和教訓，以及對過去某段時間工作的指導意義和重要作用。
三要弄清文體型別，明確文稿的形式和風格。使用什麼文體，一般根據領導交辦的任務來確定。公文的用途不同，目的不同，寫作要求和技法也不相同，要根據這些不同來確定文稿的寫法和風格。
寫領導講話稿，要儘可能使用口語，使文字活潑生動，極富感染力，易於理解和接受。寫決定、決議、通知類文稿，用詞要客觀嚴謹，儘量使用書面語。寫工作總結要細，有深度和廣度；寫經驗材料要精，有高度和力度。只有文體清晰、形式明確、表達準確，才能在寫作時不跑偏、不走樣。
四要弄清寫作時限，明確成稿時間。許多公文都有明確的時間要求，有的要求幾天內完成，有的甚至一兩天內必須撰寫出來。所以在接受任務時，一定要搞清楚寫作時限，從而確定自己的成文日期，給領導修改預留出時間，這樣才能保證公文的質量。
二、摸清原因目的
重要的文字材料，其內容及要求都具有特殊規定，必須搞清楚基本依據和遵循要旨。
一要明確寫作動因、寫作目的和需要解決的問題。寫作都有意圖和動機，或傳授知識，或表情達意，或講明道理，或宣傳推廣，沒有目的就沒有材料，背離目的文字再精彩也會一文不值。
在接受寫作任務時，一定要搞清楚寫作的動因、目的和需要解決的問題，準確領會領導的意圖和具體的寫作要求，包括時間要求、字數要求等。如果領導要求得不是很具體和透徹，就需要寫作者根據自己平時的積累，以及領導近期關注的焦點問題，充分發揮主觀能動性，分析清楚領導意圖，再決定寫什麼內容。
二要明確寫作方向，理清寫作思路。這是完成寫作的關鍵所在。有時領導提出的只是一個大體想法，我們就需要將交代任務與組織討論相結合，準確把握領導意圖和精神實質，並進行必要的提煉、概括、完善、拓展和創新，做到融會貫通。要認真學習和領會領導形成意圖時曾經閱讀過的檔案和材料，實現與領導思維同步，學會站在上級、領導和全域性的角度去觀察問題、分析問題、思考問題，達到思想和要求的同步、統一。這樣才能在寫作時抓住本質，明確要旨。
三要查詢行文依據。有了公文主旨，就要查詢行文依據。領導指令只是行文的緣起和動因，並非行文依據。行文依據是指行文所依靠的理論或事實，主要涉及法律依據、政策依據、現實情況和條件依據等。行文必須有依據，重要的公文更要有依據，依據必須明確，否則不能輕易動筆。
三、做到有的放矢
有個成語叫胸有成竹，說的是一個畫家在畫竹子之前，心中已經有了竹子的樣貌，這樣下筆畫時就會一氣呵成，如有神助。寫文章也是一樣，必須做到未動筆先有“意”，要綜合各方面的“意思”，形成文章想要表達的主旨。
比如，我們想寫一個增加經費的請示，就要圍繞經費不足影響正常工作，需要增加經費這一訴求展開寫作。寫作過程中，要從不同的角度寫清理由，充分體現增加經費這一意圖。全文圍繞這一基調展開，確保文章的主題集中、結構嚴謹，敘述有序。
定好基調是寫作者提高文字表達能力的看家本領，也是觀察問題、分析問題、研究問題、表達問題、解決問題等各種能力的綜合體現，更是決定行文走向，影響寫作成敗的關鍵所在。
當我們接受寫作任務，準備開始撰寫一份文字材料時，一定要有一個大概的目的和方向。弄清楚需要使用什麼文種，運用哪些材料，解決哪些問題，達到什麼樣的目標。這樣才能做到有的放矢，瞄準目標，一步一步地寫下去。否則就會迷失方向，不知所云，不得要領。
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