如何做好工作彙報PPT
作為呼叫中心的管理者，除了每天要面對忙碌而繁雜的工作外，我們還要定期透過PPT的形式，向上級領導、向合作伙伴，甚至向客戶彙報我們的階段性工作情況，往往到了這個時候，大家就會兩眼摸黑，不知道該從何寫起。辛辛苦苦做了很多工作，但就是寫不出來，造成“啞巴吃
黃連，有苦說不出”的尷尬場景出現。
其實，我們在做工作彙報PPT時，會陷入的一個誤區，叫做：APK綜合症。
APK綜合症就是：彙報者更關心的是，他把什麼東西放到了彙報中，而不是聽眾可以從中獲取什麼。很多人都會犯一個通病，那就是：我要把儘量多的資訊都放到彙報片子中，特別是在使用一些圖表時，看似資訊很多，但是卻因為使用了一系列根本無關和難以理解的圖表資訊，反而使得圖表的價值大大降低。為了做好彙報，我們前期的準備工作肯定是會採集大量的原始資料和資訊，但是這些沒有經過加工的原始資訊是雜亂無章的，是沒有多大意義和價值的。
我們產生價值的地方，就是透過自己的思考，把這些雜亂無章的資訊進行整合，提煉出有價值的東西，這才會是對方感興趣的東西。做彙報，一定不是一味的“給予”。
做彙報，是要給聽眾傳達資訊，只有你傳達的是他想要獲取的資訊和他最關心的資訊時，才會起到更好的效果。
所以說，一定要首先想清楚對方想要聽的是什麼。所以APK綜合症就是主觀的認為、我以為，他們需要什麼內容，我就儘可能多的展現給他們。
為了避免在工作彙報時出現APK綜合症，我們就要理清彙報片子的整體思路：
1.明確彙報的目的
是告知類的，還是要徵詢意見或批覆類的。
2.明確彙報的物件
是上級領導、同事、客戶，還是其他外部人員。
3.明確彙報物件的特點
比如：對方的性格特徵，是理性還是感性；對方的邏輯思維是怎樣的。還比如：對方的工作風格，是關注大方向還是關注細節，是習慣關注人還是關注事。再比如：對方的專業方向，對彙報內容的理解程度，工作背景等等。只有對彙報物件摸透了，才可以站在對方的角度上去思考：他想透過工作彙報獲得什麼樣的資訊。這就是所謂的“投其所好”。
4.彙報PPT的風格
一般有文字型，圖文型，圖片型，圖表型、表格型。這也是要根據彙報物件的特點來“投其所好”，千萬不能武斷的用自己喜好的風格來展示，否則只會為自己的彙報片子減分。其中，文字型的要求：內容簡潔，要點清晰，排列整齊，便於閱讀；表格型的要求：資訊量大，直觀，資料體現好，要注意字型大小，突出重點。
5.寫作思路
一定要邏輯清晰，內容簡潔。無論是工作彙報還是其他型別的PPT，聽眾更喜歡的是聽，而不是看。
所以，寫作思路不是完全要在PPT中展現，而是要結合PPT上簡單的文字，再透過自己的嘴巴來說出來。具體技巧如下：
1.把PPT內容進行整理歸納。
用“首先、其次、第三”這樣的連線詞，把整體內容串起來，這樣就非常有條理，講的人能把彙報的工作內容講清楚、講明白，聽的人也會分段式的來跟著思路去傾聽和思考。
2.講述的時候，要注重線性溝通法則，即：先說一共講幾點，然後再分別闡述。
3.在做工作彙報PPT前，是要做大量分析工作的，像利用思維導圖軟體構思或手寫的方式羅列彙報綱要等等，然後再往彙報PPT中進行填充。
千萬不要在沒有思路時直接開啟PPT去寫第1點是什麼，第2點是什麼…這樣做的結果直接會導致彙報內容缺乏邏輯性。當有了思維導圖或手寫綱要，在彙報時，就可以告知彙報物件：透過某某方式的調研、論證、資料收集及篩選、分析，得出了現在這張片子的結果展現。有理有據，可以讓你在彙報時提升一個檔次。
理清了整體思路，接下來就要往工作彙報中新增內容了。
工作彙報內容大體上可分為三大板塊：
第一板塊：總結
就是對已經發生了、產生了既成事實的內容進行展現，而資料的展現是最有說服力的。我們可能聽過一句話，叫：字不如表，表不如圖。這裡的“圖”指的是圖表。
做工作彙報PPT的總結篇章時，要用資料來體現過去發生了哪些，必不可少會用到圖表的形式，而我們現在用的最多的圖表格式，像柱形圖、折線圖、餅圖、散點圖、雷達圖等。
在運用這些圖表過程中，還有一些小技巧：
1. 運用箭頭、直線、陰影或者各種顏色等圖解強調特殊情況。
例如：在大量的資料中，有一兩個資料是我們要特別強調的，可以採用變換不同的顏色或加深字型、變大字號。也可以利用箭頭來表示資料的增加趨勢等。
2. 運用“視覺性比喻”形象地表現，想要闡明的資訊。
視覺性比喻包括：日常能夠看到的事物，比如用兩隻緊握的雙手錶示合作與共贏，用迷宮表示不知道路在何方等。這些形象的表達都可以增強想要表達含義的形象性，可以加深聽眾的印象。
3. 重要圖表下要配以文字說明。
圖表要簡要直觀，但對於重要圖表下的文字可以詳細一些。因為聽眾可能在聽彙報的時候，沒能來得及看你的文字說明，但事後可能會再仔細去看，如果圖表下有比較詳細的備註的話，會有利於他理解圖表、看懂彙報。
4. 製作多重圖表來演示用一個圖表不能表達的複雜資訊，不要企圖用一張PPT或者圖表，表達出你所有的觀點。
記住一句話：“用1張幻燈片中陳述5個觀點與在5張幻燈片中陳述1個觀點所花的時間相同。” 將資訊細分還會有利於聽眾吸收，可以使他們將注意力集中在一個觀點上，並且可以增加易讀性。
第二板塊：計劃
寫計劃時，建議大家使用，帶有資料或標準的表格，會更加直觀些。表格可以一目瞭然看清楚，你要做哪幾項事情，1、2、3、4列出來，做每件事情，要完成的時間節點是什麼時候，責任人、配合人都是誰，需要哪些支援和幫助等等，一張表就可以搞定。
第三板塊：問題、建議
在寫這個板塊的PPT時，建議大家使用SWOT分析法：
優勢、劣勢、機會、威脅。
這裡就不贅述SWOT分析法是什麼了，我們來透過一個參考格式來理解下，如何在問題及建議的板塊中運用SWOT分析法。
參考格式：
問題及現狀：
優勢、劣勢
（能用資料表現的儘量用資料）
措施及效果：
（既有過程，也有結果）
下一步計劃：
機會
（明確時間點、預計達到的效果，能用資料的儘量用資料）
建議及需求：
威脅
（明確到具體部門或個人，希望得到幫助的限定時間）
具體案例的運用：
作為呼叫中心的管理者，你對自己所帶領的團隊的一次性解決率這項指標不滿意，覺得還有提升的空間，但這項指標的提升又存在變數，還需要其他人的幫助時，就可以寫在問題及建議裡。
我們用SWOT分析法來套用下這個案例，
問題及現狀：
（優勢、劣勢）
目前一次性解決率在所有團隊中，排名第一，老員工的一次解決率高出目標值**%。但新員工一解率只有**%。造成整體解決率較之上月下降了**%（能用資料表現的儘量用資料）
措施及效果：
針對這個問題，我們安排老員工對一解率低的新員工進行幫扶，幫扶一個月後的效果是***。但過程中發現，老員工過少，新員工太多，往往是1個老員工要幫帶5個新員工，力不從心（既有過程，也有結果）
下一步計劃：
（機會）
*月*日前，對新員工進行分層，由評定為一解率為優的新工幫帶評定為中的新工。由老員工幫帶評定為差的新工。同時由管理者也負責幫帶一名最差的新員工。（明確時間點、預計達到的效果，能用資料的儘量用資料）
建議及需求：
（威脅）
降低人員流失，需要人資部門配合運營專案部門做好人員穩定工作，保證優秀老員工的留存率，建議在*月*日前為第一個週期，檢查效果。（明確到具體部門或個人，希望得到幫助的限定時間）
工作彙報PPT是一門技術活，不是將工作日誌的羅列彙總，而是要將自己階段性工作的過程及效果，結合自己的思路和想法，透過帶有邏輯的語言和文字展現出來。
相信透過自己的不斷思考，反覆鑽研，再借助上述的思路，大家也能在工作彙報時，遊刃有餘，將自己的工作成績展現地淋漓盡致。
