HR、招生辦老師必會：批次製作offer、通知書的5大步驟11個小操作

每年的畢業季後，各家用人單位也會迎來校招高峰。那麼各家HR或人事崗位的工作人員涉及到大量新人的offer，或者年底評定職稱後的聘書，各位HR、人事老師們會快速批次製作嗎？

是不是很多小夥伴還在用複製貼上的方式挨個更改人員資訊？

其實不光是企業校招、職稱評定，而且也包括高校高考錄取通知書，需要一次性錄用的人員也會很多。不管作為企業HR還是政府機關事業單位的政工幹事、抑或高校招生老師，都需要給這些幸運兒發放offer、職稱聘書、錄取通知書等。如果挨個複製貼上再替換人員資訊，那未免也太低效了。

今天，山哥office辦公俠就手把手教大家一下，利用word和excel批次製作錄取通知書的方法。

一、準備工作

1。準備擬錄取、錄用人員名單

用一個EXCEL表格準備好擬錄取人員的名單，可以沒有序號，但必須包括通知書或offer、聘書上想展現的人員的基本資訊要素，比如“姓名”、“學號”/身份證號/工號、“錄取專業”或是“錄用崗位、職務”/“職稱”之類。為演示方便，我這裡僅列出姓名、專業兩個要素。如下圖

2。準備好通知書、offer模板

用WORD起草一份錄取通知書、或offer、職稱聘書的模板。上述EXCEL人員資訊表中的要素即word中待填入的人員資訊要素可以空著或用**代替。如下圖，圈紅部分即上圖excel表中需要依人填寫的要素。准考證號和身份證號也需要依人而異，原理是一樣的。這裡為演示方便，只暫列姓名、專業兩個要素。

二、郵件合併

1。在上述兩個基礎檔案準備好之後。開啟編輯有一份錄取通知書模板的word。

依次在上方選單欄，點選“郵件”-“開始郵件合併”-“普通Word文件”

如下圖

在點選完成後螢幕會閃爍一下。

三、選擇收件人

1。在“郵件”選單下“開始郵件合併”選項卡中，點選”選擇收件人“-”使用現有列表“。

2。然後在彈出的對話方塊中，依儲存路徑找到事先準備好的擬錄取人員名單EXCEL表，點選它，點選“確定”。因為excel表一般預設會有3個工作表（sheet），我們根據實際情況選擇其中工作表（sheet）。一般情況下，如果沒有更改工作 表名稱的話，都是sheet1，選中後點“確定”。如下圖。

四、插入域

1。在word中選中要插入姓名的位置，然後在“郵件”-“編寫和插入域”選項卡中，點選”插入合併域“，可以看到，裡面已經自動帶入了excel表中的列名稱。即我們要插入的人員姓名、專業等資訊要素。然後-選擇”姓名“。如下圖。

2。插入後，”同學“前面會自動變成《姓名》。同理，把”專業“也插入，”專業“前面也會出現《專業》。如果需要表現出工號、學號、身份證號等資訊，都是一樣的操作。

五、合併

1。 在所有待要插入的人員資訊屬性都插入完成後，在“郵件”選單下，“完成”選項卡中，點選”完成併合並“-“編輯單個文件”。如下圖

2。會彈出一個名為“合併到新文件”的對話方塊，無需更改預設選擇，直接點”確定“。

3。這時，將會自動建立並激活一個名為”信函1“的word文件，說明操作完成。翻看一下這個文件，就會發現，裡面的內容按人員已經分別建立了一份通知書，並對應包括了這個人的姓名、專業等資訊。把這個文件儲存後，批次製作通知書完成。

4。如果需要制發紙質聘書、通知書的話，我們可以在這個信函1的word中設定底色和邊框，就可以去列印店列印了，以便郵寄或發放。

怎麼樣？如果有成百上千人的錄取通知需要製作的話，這樣是不是比製作好一個人的之後再複製貼上要方便多了呢？

我們再來回顧一下這五個步驟：

事先準備好excel人員資訊表和word錄取通知書模板

郵件合併

選擇收件人

插入域

合併

批次製作聘書、錄取通知書的方法，你學會了嗎？