國際檔案日，憶及為檔案絞盡腦汁的那些事

1948年6月9日，聯合國教科文組織召開了一次世界多國檔案工作者會議，決定成立國際檔案理事會（ica）。會上透過的第一份章程提出，世界各國的檔案工作者應共同努力，為了全人類保護好檔案，開展鑑定並提供利用；檔案和檔案作為全世界共享的遺產和全人類一樣具有同一性。2007年11月，為了紀念ica成立60週年，全體成員在加拿大魁北克舉行的年度會議上，投票決定將每年的6月9日定為國際檔案日。2013年，我國國家檔案局決定，將每年的6月9日“國際檔案日”作為全國檔案部門的檔案宣傳活動日，向全國人民宣傳普及檔案文化。看到檔案界的同仁們都在忙著搞宣傳普及活動，作為在檔案部門工作過幾年的我，不由想起那些與檔案有關的往事。

初識檔案，緣於對青年職工的“政審”。上世紀70年代，我參加工作不久就擔任了單位的團幹部。當時，每年都有幾十名中學生畢業後被分配進本單位，對這些新來的職工，除了必須的入職教育外，還要進行“政審”。所謂“政審”，就是做三件事：一是查閱本人的人事檔案，瞭解家庭出身、父母情況等；二是到學校瞭解其在校表現；三是到居住地居委會了解他們在社群的表現。

當年我所在的單位雖然有300多職工，卻不具備人事檔案的管理資質，要查檔，必須拿著單位介紹信，到上級公司人事科去。我第一次去查檔，走進“神秘兮兮”的檔案室，看到檔案保管員對著介紹信上的姓名，從層層疊疊的一排排綠色鐵皮櫃中找出幾個牛皮紙“檔案袋”給我，並囑我只能在檔案室內門口的一張小桌上檢視，不能帶出檔案室；如需摘錄有關內容，還須經他稽核蓋章才能出門。接過檔案袋，我發現紙袋大小基本一致，但紙張厚薄並不一樣，紙袋上有的印著“xx學校檔案袋”，有的只有“檔案袋”三個字，還有姓名、編號等欄目。開啟一本本檔案袋發現，一般“歷史清白”的小青工，袋內只有四張表格：一張本人填寫的“中學生畢業登記表”、一張醫院填寫的“體格檢查表”以及兩張學校填寫的“學生家長政審表”（一張是父親的，一張是母親的，分別記載著父母的姓名、出身年月、家庭出身、本人成分、政治面貌、工作單位和主要經歷、社會關係等）。當然，如果這名青工參加過“紅衛兵”的，會多一份“紅衛兵志願書”；是共青團員的，會多入團申請書和入團志願書、相關政審材料及團支部會議記錄等材料。透過查閱檔案和到學校、里弄的“政審”，會對一個青工的情況有所瞭解，對以後的培養髮展甚至工作安排有一定影響。當然，如果要發展一名青工入團，“政審”的程式還要複雜些，還要去父母的單位查閱人事檔案，父母單位在外地的，還要進行“函調”。

進入上世紀80年代後，各項工作漸入正軌，人事檔案的規範整理也提上日程。此時，因為我在單位裡負責人事工作，整理本單位職工檔案也就非我莫屬。當年的人事檔案袋裡，都是“散裝”貨，各種表格、紙片雜亂無章。當然，青年職工的檔案袋裡比較“清爽”，除了我以前查閱時看到的那四張表以外，多出了進單位以後新填寫的職工登記表、學徒工滿師或普通工轉正小結和審批表、工資調整審批表等，表現好的還有先進個人登記表、入團志願書等材料，表現差的則多了檢查檢討書、處分決定書甚至公安的行政拘留證、法院的判決書等。老年職工的檔案袋裡，明顯要複雜得多，各人情況不一樣，袋裡的東西也就五花八門了。少的就幾張紙、幾份正規的16k表格，多的除了表格外，還有本人寫的個人自傳、思想彙報等。那些家庭出身成份“不好”的、解放前經歷比較複雜的、解放後犯過各種錯誤的，還會有很多大小不一的紙片，有個人的經歷說明、坦白交代甚至認罪書等，也有組織外調材料、鑑定結論、處分決定等。我剛參加工作時就被告知，單位裡有一名“階級敵人”，看著這個比我們年紀大不了多少的“壞份子”，我曾有點不解。當整理到他的檔案，看著他那比一般人多出好幾倍的材料時，才知道他在“文革”之初加入了一個名為“造反公社”的組織並擔任了“部長”職務，後被市“軍管會”批捕，戴上“現行反革命”的帽子，押回單位接受群眾“監督勞動”。根據人事檔案管理的新規定，整理時剔除了不符合要求的材料，分門別類的將有用的材料裝訂成冊，人事檔案袋裡“清爽”了不少。整理完幾百號職工的檔案，不僅讓我對單位職工的情況更加熟悉，也讓我對幾十年的社會歷史變革於個人命運的影響也有了一定的感知。

再知檔案，因為工作的“產品”需要“歸檔”。上世紀90年代，我被調入區級機關工作，因為從事的主要是文字工作，每天編的簡報、發的內參、寫的文稿，大多有編號，被告知需要儲存，年底都要整理“歸檔”；作為文書檔案，很多還要“長期儲存”或“永久儲存”。這讓我對“檔案”的認知有了新的認識：檔案，不僅有如影隨行的“人事檔案”，還有記錄工作過程和結果的“文書檔案”。某日，手寫的文稿送文印室列印、經領導稽核簽發後去機要室傳真，不知怎麼忘了拿回原稿，幾天後整理歸檔材料時發現少了一份，急得大家四處尋找，直到找回原件才安心。

知道了編寫的文字將作為檔案被儲存，讓我對從事的工作有了一種神聖的敬畏感。一個團隊的小夥伴們工作都很用心，編寫材料時堅持實事求是，引用資料時反覆核准，謀篇佈局儘量周到全面，遣詞造句反覆斟酌達意。有時為了一個標題一句片語，大家“咬文嚼字”，爭論不休。日復一日、年復一年，到底寫了多少文字沒統計過，看著檔案室密集的架子上一本本裝訂成冊的檔案卷宗內，留著我們曾經絞盡腦汁、苦思冥想的痕跡，雖然這些“文書”深藏密室，可能永遠不會被人翻看，但想想還是會有一點點成就感的。

真正完全瞭解檔案，是到檔案部門工作以後。職業生涯的最後幾年，組織上調我到檔案部門工作，原本以為這是一個比較清閒的單位，到崗以後才知道，我對檔案的認知是非常膚淺的。其實，在人們的社會生活和工作中，檔案無處不在。除了上述的人事檔案、文書檔案外，還有許許多多的專業檔案。我國按行政區域設定的綜合檔案館，儲存管理的檔案只是非常有限的一部分，涉及老百姓生活的民生檔案，除了婚姻檔案、知青及其子女頂替檔案、獨生子女檔案、部分動拆遷檔案等，其他如人事檔案、戶籍檔案、房產檔案、司法公正檔案、民政救濟檔案、醫療保險檔案等，還分散在各主管部門，需要利用、查閱，還得問清方向。好在現在已經進入網際網路時代，“秘藏”的檔案大多已經經過數字化處理，查詢使用基本不需要進庫房、翻卷宗了，關鍵片語鍵入鍵盤，需要的檔案大都會從計算機螢幕上顯現出來。在檔案部門那些年的工作中，我還知曉檔案還具有“資政、育人、教化”的作用，每當有紀念慶祝活動，人們都會想到從檔案中翻找資料，尋根問祖，以史鑑今，不忘初心，激勵前行……

欄目主編：伍斌

本文作者：胡偉祖

文字編輯：胡偉祖